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Rat und Stadtbezirksräte

Vorlage - 16-02987-01  

Betreff: Beratungsprojekt zur Reorganisation der Hochbauverwaltung
Status:öffentlichVorlage-Art:Stellungnahme
  Bezüglich:
16-02987
Federführend:10 Fachbereich Zentrale Dienste   
Beratungsfolge:
Rat der Stadt Braunschweig zur Kenntnis
13.09.2016 
Sitzung des Rates der Stadt Braunschweig zur Kenntnis genommen   

Sachverhalt
Anlage/n

Sachverhalt:

Zur Anfrage der CDU-Fraktion vom 31. Aug. 2016 (16-02987) wird wie folgt Stellung genommen:

 

Zu Frage 1:

Mit der Organisationsuntersuchung der Grundstücks- und Gebäudewirtschaft sollen in einem ersten Teil die Aufgabenabgrenzungen zwischen Vermögensverwalter (FB 20) und Gebäudebewirtschafter (FB 65), die Ausgestaltung der Eigentümerfunktion sowie die Schnittstellen mit anderen Organisationseinheiten begutachtet, Vorschläge für die Weiterentwicklung unterbreitet und Optimierungsmöglichkeiten aufgezeigt werden.

 

In einem zweiten Teil sollen die fachbereichsinternen Prozesse und Strukturen einschließlich des Stellen- und Personalbedarfs des FB 65 sowie die Geschäftsprozesse und Kommunikationswege mit den beteiligten Organisationseinheiten überprüft werden. In diesem Zusammenhang sollen auch die eingesetzte EDV überprüft und Optimierungsmöglichkeiten dargestellt werden.

 

Damit wird der Untersuchungsauftrag über eine reine Analyse der internen Arbeitsweise des FB 65 hinausreichen.

 

 

Zu Frage 2:

Es wurde noch kein Beratungsauftrag erteilt, weil die Abstimmung der Leistungsbeschreibung mit den beteiligten Bereichen noch nicht abgeschlossen werden konnte. In dem Vergabeverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb haben bereits fünf potentielle Bieter Ihre Konzepte präsentiert. Im Ergebnis sollen vier Beratungsunternehmen aufgefordert werden, ein Angebot abzugeben. Hierfür ist eine Leistungsbeschreibung durch die Stadt zu erstellen. Die detaillierte Formulierung der Leistungsbeschreibung ist für eine derart umfassende und komplexe Organisationsuntersuchung ein anspruchsvoller und aufwendiger Prozess, der u.a. auch die Verfügbarkeit der benötigten Personalressourcen erfordert. Der FB 65 war um den Jahreswechsel 2015/2016 aufgrund der Flüchtlingsproblematik verbunden mit der Planung und dem Bau von Unterkünften, die in einem engen zeitlichen Rahmen realisiert werden mussten, stark belastet. Die notwendige Abstimmung der Leistungsbeschreibung zwischen den Beteiligten hat sich nicht zuletzt deshalb deutlich verzögert. Zu berücksichtigen ist weiterhin, dass der FB 65 durch die prioritär umzusetzenden Brandschutzmaßnahmen z.B. in Schulen neben den laufenden Projekten nochmals zusätzlich belastet ist.

 

In dieser Hochbelastungsphase des FB 65 wurde zwar parallel von allen Beteiligten an der Leistungsbeschreibung gearbeitet, gleichwohl haben sich hier zeitliche Verzögerungen zur ursprünglichen Zeitplanung zur Beauftragung des Gutachters ergeben. Für die abschließende Erstellung der Leistungsbeschreibung wurde zwischenzeitlich ein auf Vergaberecht spezialisierter Fachanwalt eingeschaltet, um die Beauftragung bei dieser komplexen Untersuchung rechtssicher zu gestalten.

 

Nach der in Kürze stattfindenden finalen Abstimmung der Leistungsbeschreibung werden die vier Beratungsunternehmen zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Nach Auswertung der Angebote erfolgt die Zuschlagserteilung durch die Verwaltung.

 

Unter Berücksichtigung dieses Ablaufes und in Abhängigkeit der Verfügbarkeit des beauftragten Gutachters ist davon auszugehen, dass die Ergebnisse der Untersuchung erst im nächsten Jahr vorliegen werden.

 

 

Zu Frage 3:

 

In der Anfrage wurde ausdrücklich auch die Bearbeitung von Bauanträgen thematisiert. In diesem Bereich wurde Handlungsbedarf hinsichtlich der Einbindung der Bauordnung zu Fragen des baulichen Brandschutzes und der konsequenten Durchführung der wiederkehrenden Prüfungen identifiziert. Zur Optimierung der Aufbauorganisation und der Verbesserung der Strukturen und Abläufe wurde der Fachbereich 60 gebildet, dem das Referat 0630 Bauordnung sowie das neu gebildete Referat 0620 Brandschutz und Wiederkehrende Prüfungen zugeordnet wurden. In einer zweijährigen Projektphase sollen die Auswirkungen der Neuorganisation evaluiert werden.

 

Die Unterstützung eines externen Beraters wird aktuell für die Erstellung eines Feuerwehrbedarfsplans der Stadt Braunschweig sowie die Überprüfung der Organisationsstruktur des Fachbereiches Feuerwehr in Anspruch genommen. Die Erstellung eines derart umfangreichen Gutachtens ist nur durch Inanspruchnahme externer Fachkompetenz möglich und wäre durch eigenes Personal nicht leistbar.

 

Weiterhin beschäftigen sich derzeit zwei interne städtische Projektgruppen mit der Analyse und Verbesserung von Abläufen in zwei Abteilungen des Fachbereichs 32 Bürgerservice, Öffentliche Sicherheit. Auslöser für die Einrichtung der Projektgruppen „Optimierung des Bereichs der Kfz-Zulassung“ sowie „Optimierung der Stelle Allgemeine Bürgerangelegenheiten“ waren in beiden Fällen zum Teil lange Wartezeiten für die Kundinnen und Kunden auf der einen Seite und eine unbefriedigende Arbeitssituation für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf der anderen Seite.

 

Abgesehen von der geplanten Organisationsuntersuchung der Grundstücks- und Gebäudewirtschaft sind weitere externe Untersuchungen derzeit nicht vorgesehen. Bei dieser Gelegenheit möchte ich darauf hinweisen, dass Organisationsuntersuchungen in der Regel das primäre Ziel haben, Abläufe und Strukturen zu optimieren und die zur ordnungsgemäßen Aufgabenerledigung erforderlichen Ressourcen festzustellen. So führte beispielsweise die externe Untersuchung des Bereichs Allgemeine Erziehungshilfe des FB 51 neben der Definition von Standards für die Aufgabenerledigung und Verbesserungen der Abläufe zu einem Personalmehrbedarf von rd. 5,5 Stellen, um das Risiko eines Organisationsverschuldens hinsichtlich einer möglichen Kindeswohlgefährdung zu minimieren.
 

 


Anlage/n:

keine

 

 

Stammbaum:
16-02987   Beratungsprojekt zur Reorganisation der Hochbauverwaltung   0100 Referat Steuerungsdienst   Anfrage (öffentlich)
16-02987-01   Beratungsprojekt zur Reorganisation der Hochbauverwaltung   10 Fachbereich Zentrale Dienste   Stellungnahme