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Rat und Stadtbezirksräte

Vorlage - 19-11006  

Betreff: Sachstand zur Umsetzung der Organisationsuntersuchung
Status:öffentlichVorlage-Art:Mitteilung
Federführend:65 Fachbereich Hochbau und Gebäudemanagement   
Beratungsfolge:
Bauausschuss zur Kenntnis
11.06.2019 
Sitzung des Bauausschusses zur Kenntnis genommen   

Sachverhalt
Anlage/n
Anlagen:
Anlage 1 Rahmenterminplan_Umsetzungen der Handlungsempfehlungen

1. Sachverhalt:

Das Ergebnis der Organisationsuntersuchung der Grundstücks- und Gebäudewirtschaft wurde den politischen Gremien im April letzten Jahres mitgeteilt (DS 18-07267). In der Sitzung des Bauausschusses am 4. Dezember 2018 hat die Verwaltung über den aktuellen Sachstand zur Umsetzung der im Gutachten ausgeführten 37 Handlungsempfehlungen berichtet. Die Handlungsempfehlungen wurden zeitlich und sachlich priorisiert und in sechs Umsetzungspakete gebündelt. Diese sind als Anlage 1 dargestellt.

 

Die Bearbeitung der Handlungsempfehlungen des ersten Pakets konnte weitestgehend abgeschlossen werden; Empfehlungen des zweiten Pakets wurden bereits begonnen.

Über den Fortschritt der Umsetzung der Handlungsempfehlungen nach einem weiteren halben Jahr berichtet die Verwaltung im Einzelnen wie folgt:

 

2. Sachstand zur Umsetzung der Handlungsempfehlungen Paket 1 und 2:

2.1 Handlungsempfehlungen Paket 1:

  • Anbieterabfrage und Erhebungstiefe der Bestandsaufnahme (HE 1) und Aufbau eines zentralen CAFM (HE 17)

Für die Bestandserhebung und die Implementierung eines leistungsfähigen CAFM-Systems (Computer-Aided Facility Management) werden Softwarelösungen beschafft. Hierzu finden derzeit im Hinblick auf bestehende SAP-Module und die Schnittstellen verwaltungsinterne Abstimmungen und Überprüfungen statt.

 

  • Verfahren für eine verbindliche Priorisierung von Investitionsmaßnahmen (HE 3)

Hierfür wurde eine dezernatsübergreifende Projektgruppe gebildet.

 

  • Eigentümer- und Bewirtschaftungsübergang (HE 9)

Mit der Umsetzung wurde begonnen. Derzeit finden Abstimmungen mit den Fachbereichen 20 und 67 statt. Es wird angestrebt, den Eigentümer- und Bewirtschaftungsübergang von der Liegenschaftsverwaltung zur Hochbauverwaltung eher als zunächst geplant (1. Januar 2020) voraussichtlich noch in diesem Jahr zu vollziehen.

 

  • Umstellung des zentralen Laufwerks von Abteilungen auf Liegenschaften (HE 18)

Die Umstrukturierung des Ablagesystems von einer abteilungsorientierten Ablage auf eine liegenschaftsorientierte Ablage ist Mitte Februar 2019 teilweise erfolgt. Die Handlungsempfehlung kann erst dann gänzlich abgeschlossen werden, wenn ein Datenmanagementsystem zur Verfügung steht.

 

  • Durchgängige Betreiberverantwortung/Objektmanager (HE 21)

Für die durchgängige Betreiberverantwortung ist die Ansprechpartnerfunktion für die Fachbereiche und Referate festgelegt. Die Zuordnung der Objekte zu Objektverantwortlichen ist abgeschlossen.

 

  • Arbeits- und Gesundheitsschutz (HE 22)

Die Empfehlung befindet sich in der Umsetzung und ist teilweise bereits abgeschlossen. Die Gefährdungsbeurteilungen Teil B "Mutterschutz" sind abgeschlossen. Aktuell werden die Liegenschaften bzw. die Tätigkeiten nach dem Teil A "Büro- und Bildschirmarbeitsplätze" bzw. "Außendienst" untersucht. Für den Standort Heinrich-Büssing-Ring" wurde diese bereits fertiggestellt. Darüber hinaus finden sofern erforderlich Inhouse-Schulungen statt.

 

  • Aufbauorganisation FB 65 nach neuem Organigramm umstrukturieren (HE 37)

Die Empfehlung ist weitestgehend umgesetzt. Die vollständige Umsetzung ist dann erfolgt, sobald sämtliche neu geschaffene Stellen besetzt sind.

 

Handlungsempfehlungen Paket 2:

  • Entwicklung von Strategien als Grundlage für das Portfoliomanagement (HE 2)

Der Aufbau eines Portfoliomanagements wird derzeit entwickelt.

 

  • Übergr. Vertragstätigkeiten mit jur. Sachverstand wahrnehmen (HE 16)

Mit der Umsetzung wurde begonnen. Nach Ausscheiden des zuständigen Mitarbeiters ist die Stelle erneut ausgeschrieben. Die Arbeiten werden fortgesetzt sobald die Stelle wiederbesetzt werden konnte.

 

  • Bei PPP entsprechenden Vorlauf und Personalbedarf berücksichtigen (HE 15)

Es wurden bereits erste Schulbauprojekte identifiziert, die sich für PPP eigneten und dem Bauausschuss mit Drs.-Nr. (19-11119) mitgeteilt.

 

  • Einbeziehung Energiemanagement im Bauprojektmanagement und Betrieb (HE 19)

Die Einbindung erfolgt im Rahmen der Abbildung der Bauprozesse.

 

  • Überprüfung und Abnahme der Leistungserbringung ist sicherzustellen (HE 25)

Mit der Umsetzung der HE wurde begonnen.

 

  • Einbindung des Betriebs in den Planungsprozess (HE 30)

Die Umsetzung der Empfehlung ist bereits mit der Einführung von Fachgruppen und dem Bauprozess erfolgt.

 

  • Bindung an definierte Abläufe/Rollen/Verantwortlichkeiten ist zu erhöhen (HE 33) Zukünftig wird die Funktion der Projektleitung per Verfügung klar definiert und mit entsprechenden Kompetenzen ausgestattet. Die Umsetzung befindet sich unmittelbar in Vorbereitung.

 

3. Personal

3.1 Besetzung der neuen Planstellen:

Es wurden aufgrund des Ergebnisses der Organisationsuntersuchung 42,7 Stellen geschaffen.

Die Zuordnung der Planstellen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu den neu strukturierten Stellen und Abteilungen ist abgeschlossen.

Die zum Stellenplan 2018 geschaffenen 22,7 Stellen wurden ausgeschrieben, konnten jedoch noch nicht vollständig besetzt werden. Im Jahr 2019 sind weitere 20 Stellen zu besetzen, die zeitnah ausgeschrieben werden

Derzeit sind noch 26 Stellen unbesetzt. Dies begründet sich überwiegend durch den derzeitigen Mangel an geeigneten Fachkräften, zum Teil aber auch durch die Einhaltung von Kündigungsfristen.

Von den noch unbesetzten Stellen fallen 12,5 Stellen auf die Abteilungen 65.2 - Projektmanagement Schulen - und 65.3 - Projektmanagement Kitas/Sonstige Gebäude, in denen die Investitionsmaßnahmen über 800.000 € umgesetzt werden sollen. Inwieweit sich die Vakanzen auf die Umsetzung des geplanten Umsatzvolumens auswirken werden, muss abgewartet werden.

 

3.2 Besetzung vakanter Stellen:

Die Stelle der Fachbereichsleitung ist ausgeschrieben.

Die Stelle der Abteilungsleitung 65.0 - Verwaltung - ist seit dem 06.02.2019 wiederbesetzt.

Die Stelle der Abteilungsleitung 65.4 - Objektmanagement und Instandsetzung ist zum zweiten Mal ausgeschrieben.

 

4. Räumliche Unterbringung:

Wie bereits im Dezember mitgeteilt, ist auch die räumliche Unterbringung der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch den neuen Standort Heinrich-Büssing-Ring gewährleistet. Die dafür notwendigen Umzüge sind abgeschlossen.

 

5. Die nächsten Schritte

Ein Organisationshandbuch "Planung, Bau Betrieb", in dem die Aufgaben und Pflichten aller Beteiligten, Verantwortliche, Schnittstellen, Kontroll- und Veränderungsmechanismen praxistauglich dargestellt werden sollten, wurde seitens des Gutachters BSL bisher nicht in der vertraglich festgelegten Qualität vorgelegt. Sofern eine Vorlage vertragsgemäß nicht erfolgt, beabsichtigt die Verwaltung zur Begleitung der weiteren Umsetzung der Handlungsempfehlungen kurzfristig ein anderes Unternehmen zu beauftragen.

 

Unabhängig davon hat die Hochbauverwaltung ein Projektteam gebildet und differenzierte Prozessabläufe für den zentralen Arbeitsablauf "Projektentwicklung - Grundlagenermittlung - Planung - Bau - Betrieb" entwickelt, der inzwischen in Kraft getreten ist. Darüber hinaus wurden weitere Prozesse zu Instandhaltungen und zur Wartung festgelegt.

 

Über den weiteren Fortgang der Umsetzung des Gutachtens wird berichtet.

 

 


Anlage/n:

Anlage 1 Rahmenterminplan Umsetzungen der Handlungsempfehlungen

 

Anlagen:  
  Nr. Name    
Anlage 1 1 Anlage 1 Rahmenterminplan_Umsetzungen der Handlungsempfehlungen (1636 KB)