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Rat und Stadtbezirksräte

Vorlage - 4238/01  

Betreff: Beschaffung einer Software für ein gesamtstädtisches Berichtswesen
Status:öffentlichVorlage-Art:Mitteilung
Federführend:20 Fachbereich Finanzen   
Beratungsfolge:
Personalausschuss
06.06.2001 
Personalausschuss ungeändert beschlossen  (4238/01)  
Finanzausschuss
07.06.2001 
Finanzausschuss ungeändert beschlossen  (4238/01)  
Verwaltungsausschuss
12.06.2001    Verwaltungsausschuss      

Sachverhalt

Stadt Braunschweig

1

 

 

Stadt Braunschweig

 

TOP

 

 

 

Der Oberstadtdirektor

Drucksache

Datum

Referat Neues Steuerungsmodell/Controlling

4238/01

23. Mai 2001

1.01/2

 

 

 

Beteiligte Ämter/Referate/Institute

Mitteilung

 

10,14,20

Beratungsfolge

Sitzung

 

Tag

Ö

N

Personalausschuss

Finanzausschuss

Verwaltungsausschuss

06. Juni 2001

07. Juni 2001

12. Juni 2001

X

X

 

X

 

 

 

 

 

Überschrift, Sachverhalt

 

 

Beschaffung einer Software für ein gesamtstädtisches Berichtswesen

 

 

Der weitestgehend abgeschlossene Aufbau der betriebswirtschaftlichen Instrumente und die geplante Einführung eines flächendeckenden Produkthaushaltes erfordern die Entwicklung eines gesamtstädtischen Berichtswesens. Hinzu kommen steigende Anforderungen aus der Verwaltung und den politischen Gremien nach einer schnellen und flexiblen Zugriffsmöglichkeit auf notwendige Steuerungsinformationen. Die Verwaltung plant daher im Rahmen eines gesamtstädtischen Berichtswesens zunächst die Einführung von Budgetberichten (Datenbasis kamerales Rechnungswesen) sowie von Produkt- und Kostenstellenberichten (Datenbasis Kostenrechnung). Eine spätere Erweiterung um beispielsweise ein Personalberichtswesen oder organisationsspezifische Berichte ist möglich. Die Berichte sollen je nach Empfängerkreis unterschiedliche Verdichtungsebenen aufweisen. Zusätzlich erarbeitet die Verwaltung beispielhaft für den Kulturbereich und das Jugendamt spezielle Musterberichte für die Fachausschüsse, deren Ausgestaltung mit den politischen Gremien in der zweiten Jahreshälfte 2001 diskutiert werden soll. Eine wichtige Voraussetzung für die Bereitstellung von Produktberichten ist die Festlegung von Planwerten in einem Produkthaushalt. Da für das Jahr 2002 erstmalig für alle Organisationseinheiten ein Produkthaushalt und Kontrakte vorliegen, soll mit einem gesamtstädtischen Berichtswesen Anfang des Jahres 2002 begonnen werden.

 

Die Akzeptanz eines gesamtstädtischen Berichtswesens und die erwarteten positiven wirtschaftlichen Effekte hängen von der schnellen und breiten Verfügbarkeit über moderne Technologien, der empfängerorientierten Aufbereitung und von einfachen Analysemöglichkeiten ab. Diesem Anspruch kann mit der eingesetzten Standard-Software nicht entsprochen werden. Die Verwaltung beabsichtigt daher die Beschaffung einer speziellen Berichtswesen-Software zur Unterstützung eines gesamtstädtischen Berichtswesens.

Die Softwarebeschaffung soll in drei Stufen erfolgen, um eine ausreichende Erfahrungsbasis zu schaffen. Als Basis für ein Berichtswesen soll zunächst ein Data-Warehouse entwickelt werden. Ein Data-Warehouse ist ein aus den operativen Verfahren (z.B. UVN-FIN und VKR) abgeleiteter und optimierter Datenbestand für alle wichtigen Informationen eines Berichtswesens. Der damit verbundene höhere Anfangsaufwand verhindert in einer späteren Ausbaustufe aufwändige Systemumstellungen. Ebenfalls in der ersten Stufe soll eine Software für die Erstellung, Verteilung und Präsentation von Standard-Berichten beschafft werden, die für die Versorgung der Entscheidungsträger genutzt werden kann. In der zweiten Stufe soll eine Erweiterung um eine Software für die interaktive Datenanalyse (OnlineAnalyticalProcessing (OLAP) - Verfahren) beschafft werden, die sehr flexible und einfache Möglichkeiten zur Informationsbeschaffung und Abweichungsanalyse bietet. In den Stufen 1 und 2 wird die Berichtswesen-Software bei ausgewählten Arbeitsplätzen des Fachbereichs 20 installiert. Zusätzlich werden das dezentrale Controlling der sonstigen Fachbereiche (außer 54 und 68) und  ausgewählte Referate mit zunächst einer Lizenz ausgestattet. Nach Auswertung der Erfahrungen soll in der dritten Stufe eine Ausstattung aller Organisationseinheiten und der Verwaltungsführung der Stadt mit Berichtswesen-Software erfolgen. Dabei ist Art und Umfang der Einbindung der Ratsgremien in das technikunterstützte Berichtswesen zu regeln.

Die mit der Softwarebeschaffung verbundenen Kosten gestalten sich nach einer ersten Marktbetrachtung wie folgt, wobei erst der geplante Teilnahmewettbewerb und die erforderliche Ausschreibung genaue Kostendaten ergeben werden:

 

Jahr

Ausbaustufe

Umfang

Kosten in DM

Stufe 1:

2002

  • Aufbau eines Data-Warehouse
  • Software für Standardberichte

 

Ausstattung des zentralen und dezentralen Controllings mit 23 Lizenzen einmalig, Programmierung Data Warehouse-Versorgung

81.000

Beratungs- und Schulungskosten einmalig

47.000

Server- und Datenbankausstattung, Schulung 10.4

27.500

Gesamtsumme Vermögenshaushalt

155.500

Lfd. Kosten Verwaltungshaushalt

17.000

 

Stufe 2:

2003

Erweiterung um OLAP – Funktionalitäten (interaktive und mehrdimensionale Datenanalyse)

3 Administrator-Lizenzen, 10 Lizenzen für Datenanalyse-Verfahren

51.000

Schulung Datenanalyse-Verfahren (Administrator und Anwender)

20.000

Speichererweiterung Server 10.4

10.000

Gesamtsumme Vermögenshaushalt

81.000

Lfd. Kosten Verwaltungshaushalt

33.000

 

Stufe 3:

2004 und Folgejahre

Stadtweite Bereitstellung über Intranet nach Bedarf, Aufbau eines stadtweiten Data-Warehouse, Individuelle Anwendungen in Fachbereichen

Ausstattung aller Entscheider mit einem Zugang zum automatisierten Berichtswesen. Dabei ist ein Nutzerkreis von ca. 100-150 Anwendern anzustreben.

kann derzeit nicht abgeschätzt werden und wird gesondert zur Entscheidung vorgelegt.

 

Die fachliche Betreuung erfolgt im künftigen Fachbereich Finanzen (20) und der technische Betrieb des Data-Warehouse in der Abteilung 10.4 des künftigen Fachbereiches Zentrale Dienste (10). Der Personalbedarf für die Betreuung der Software und des gesamtstädtischen Berichtswesens wird in der Aufbauphase durch den künftigen Fachbereich 20 sichergestellt. Der Mehraufwand für die Abteilung 10.4 soll im Rahmen der Gesamtpersonalplanung für das Jahr 2002 mit sichergestellt werden. Für das dezentrale Controlling soll die Software eine Arbeitserleichterung bei der Erstellung und Verteilung von Berichten erbringen und damit Raum für die inhaltliche Arbeit mit Berichten schaffen. Der mit der Einführung eines Berichtswesens verbundene vertretbare Personalaufwand in den Organisationseinheiten muss zunächst im Rahmen der derzeit vorhandenen Personalkapazitäten für das dezentrale Controlling mit abgedeckt werden.

Die Stufen 1 und 2 reichen aus, um erste Grundberichte für ein gesamtstädtisches Berichtswesen anzubieten. Die Versorgung der Entscheidungsträger erfolgt dabei noch weitgehend über Papier. Das Controlling kann aber Abweichungs- und Wirtschaftlichkeitsanalysen schneller und umfänglicher durchführen. Die in Stufe 3 vorgesehene flächendeckende Ausstattung hängt vom Bedarf der Entscheidungsträger ab und wird voraussichtlich gegen Ende des Jahres 2003 einer gesonderten Prüfung unterzogen.

Die Finanzierung der Investitionsmittel soll im Rahmen der in den Jahren 2002 und 2003 zur Verfügung stehenden Mittel des IT-Programms des Vermögenshaushaltes erfolgen. Die Durchführung eines Teilnahmewettbewerbs mit anschließender beschränkter Ausschreibung soll noch im Jahr 2001 vorgenommen werden, damit das System im Jahr 2002 zur Verfügung steht. Hierfür soll die Verpflichtungsermächtigung aus dem IT-Programm 2001  in Anspruch genommen werden.

Der Nutzen eines automatisierten Berichtswesens wird als hoch eingeschätzt. Die damit gegebenen Möglichkeiten für eine laufende und flexible Wirtschaftlichkeits- und Planabweichungsanalyse werden dazu beitragen, dass insbesondere die neuen betriebswirtschaftlichen Informationen stärker genutzt werden. Bislang nur über aufwändige Recherchen ermittelbare Zahlen sollen zukünftig im direkten Zugriff schnell zur Verfügung stehen.

 

 

 

 

 

Dr. Kuhlmann

Erster Stadtrat