Rat und Stadtbezirksräte

Vorlage - 5937/03  

Betreff: Quartals-Berichtswesen
Status:öffentlichVorlage-Art:Mitteilung
Federführend:20 Fachbereich Finanzen   
Beratungsfolge:
Finanzausschuss
08.05.2003 
Finanzausschuss (offen)  (5937/03)  

Sachverhalt

3

 

 

Stadt Braunschweig

 

TOP

 

 

 

Der Oberbürgermeister

Drucksache

Datum

FB Finanzen

5937/03

28. April 2003

20.10

 

 

 

Beteiligte FB /Referate /Abteilungen

Mitteilung

 

Beratungsfolge

Sitzung

 

Tag

Ö

N

Finanzausschuss

8. Mai 2003

X

 

 

 

 

 

 

Überschrift, Sachverhalt

 

 

 

Quartals-Berichtswesen

 

 

 

 

Auf Grund der Gespräche mit den großen Ratsfraktionen im Zusammenhang mit der beab­sichtigten Vorstellung des Quartalsberichtswesens werden nunmehr die ersten Berichte in den Ausschüssen vorgestellt. Bei dem beigefügten Bericht handelt es sich um den Quartals­bericht des Fachbereichs Finanzen für das I. Quartal 2003. In diesem Bericht sind u. a. die Entwicklung der gesamtstädtisch bedeutsamen Einnahmen aus dem Finanzausgleich und der Gewerbesteuer dargestellt.

 

Auf die Anlage 1 zu der Erläuterung des Berichtswesens wird verwiesen.

 

I. A.

 

 

gez.

 

 

Niehoff

 


Anlage 1

 

 

Berichtswesen für die Ausschüsse des Rates

 

Die Steuerung auf Abstand über Produkte und Leistungen und darauf ausgerichtete Ziele erfordert die regelmäßige Information der Entscheidungsträger über die Entwicklung hinsichtlich der Zielerreichung. Als Bestandteil des Controllingkreislaufs im Sinne des Neuen Steuerungs­modells ist hierfür ein Berichtswesen einzurichten.

 

Die in Einführung befindliche Berichtswesensoftware wurde in der Sitzung mit den Fraktionsbeauftragten für das Neue Steuerungsmodell am 5. Juni 2002 vorgestellt. Sie wird die Möglichkeit eröffnen, flexibel Informationen abzurufen und dabei den Detaillierungsgrad frei zu wählen. Die ersten Berichte mit Budget-, Produkt- und Kostenstellenbetrachtungen befinden sich in der Testphase innerhalb der Verwaltung. Die Nutzung der vollen Funktionalität ist frühestens 2004 zu erwarten.

 

Unabhängig davon ist zur Bereitstellung spezifischer Informationen für die Ausschüsse ein standardisiertes Berichtswesen vorbereitet worden, das vorerst quartalsweise die wesentlichen Informationen zur Zielerreichung bereitstellt. Die endgültige Ausgestaltung soll gemeinsam mit den Berichtsempfängern vollzogen werden.

 

Alle Fachbereiche sind gebeten worden, einen ersten Berichtsentwurf zu erarbeiten, um ihn im zuständigen Fachausschuss mit dem Ziel der künftig regelmäßigen Berichterstattung zu diskutieren. Dabei soll die Festlegung getroffen werden, über welche Kennzahlen berichtet werden soll. Der vorliegende Bericht ist insoweit als Vorschlag und Angebot zu betrachten. Weitere Informationen könnten bereitgestellt werden, soweit es mit vertretbarem Aufwand möglich ist. Im Interesse der Lesbarkeit könnten aus Sicht der Ausschüsse weniger relevante Angaben weggelassen werden.

 

Der jetzt vorgelegte Berichtsentwurf bezieht sich auf das erste Quartal 2003.

 

Für die Betrachtung des vorliegenden Berichtes werden folgende Hinweise gegeben:

 

  •      Zielerreichung
    Es soll die Erreichung der strategischen Ziele sowie der Produktziele und der Maßnahmen aus der strategischen Planung dargestellt werden. 
     
  •      Spitzenkennzahlen
    Jede Organisationseinheit ist aufgefordert worden, für ihren Bereich eine überschaubare Anzahl von Spitzenkennzahlen (maximal 10) zu definieren.

    Die Spitzenkennzahlen sollen ein Abbild der internen Steuerung bieten, aber zumindest für Querschnittsausschüsse auch gesamtstädtisch relevante Daten enthalten, z. B. bezüglich der Entwicklung der städt. Finanzen, Mitarbeiterzahlen.
    Letztere sollen in den Fachausschuss-Berichten erscheinen unbeschadet ihres zusätzlichen Erscheinens in dem noch zu entwickelnden Top-Management-Bericht (TMB), der vom Fachbereich Finanzen erstellt und der Verwaltungsspitze sowie Verwaltungsausschuss und Rat vorgelegt werden soll.
     


Die angegebenen Werte sind kumuliert. Z. B. werden für die Fallzahl im 3. Quartal die Summe/der Durchschnitt der ersten drei Quartale angegeben. Für jede Spitzenkennzahl ist durch die Produktverantwortlichen eine Prognose hinsichtlich der Zielerreichung nach folgender Auswahl angegeben:
 

Auswahltext

Beschreibung

Überschreitung

Das Jahresergebnis wird voraussichtlich mehr als 5% über dem Planwert liegen.

Keine Planabweichung

Der Planwert wird in einer Spanne von +5% / -5% erreicht.

Unterschreitung

Das Jahresergebnis wird voraussichtlich mehr als 5% unter dem Planwert liegen.

 

 

  • Kommentierung Spitzenkennzahlen

Prognostizierte Planabweichungen sind unter Angabe von Gründen kommentiert.

 

  •      Budgetergebnis
    Zur Vermeidung umfänglicher Zahlendarstellungen wird das Budgetergebnis auf einer stark aggregierten Ebene dargestellt. Dabei findet sowohl ein Vergleich mit der gleichen Periode des Vorjahres als auch ein Abgleich mit dem für das jeweilige Gesamtjahr vorgesehenen Planwert statt. Daneben ist der Grad der Ausschöpfung dargestellt. Saisonale Abweichungen von Durchschnittswerten oder auch bei Personalkosten Abweichungen durch die Zahlung der Sonderzuwendung werden dabei bis auf weiteres nicht gewichtet. Auch bezüglich des Budgets ist eine Prognose hinsichtlich der Erreichung des Planwertes/der Ausschöpfung angegeben. Folgende Formulierungen stehen zur Auswahl:
     

Auswahltext

Beschreibung

Hohe positive Planabw.

Es ist mit einer hohen positiven Planabweichung von über 5% zu rechnen.

Geringe positive Planabw.

Es zeichnet sich eine geringe positive Planabweichung in der Größenordnung von mehr als 1% bis zu 5% ab.

Keine Planabweichung

Der Planwert wird in einer Spanne von +1% / -1% erreicht.

Geringe negative Planabw.

Es zeichnet sich eine geringe negative Planabweichung in der Größenordnung von mehr als 1% bis zu 5% ab.

Hohe negative Planabw.

Es ist mit einer hohen negativen Planabweichung von über 5% zu rechnen.

 

Eine positive Planabweichung bedeutet bei Ausgaben eine Unterschreitung des Planwertes, bei Einnahmen eine Überschreitung.

  • Kommentierung Budgetergebnis
    Hohe positive und negative Planabweichungen sind unter der Angabe von Gründen zu kommentieren. Bei negativen Planabweichungen (sowohl hohe als auch geringe) ist eine Einschätzung vorzunehmen, ob eine Planerreichung noch im Bereich des Möglichen liegt. An dieser Stelle kann auch auf sonstige wichtige Entwicklungen, z.B. im Personal- oder Investitionsbereich, eingegangen werden.
     
  •      Entwicklung/Maßnahmen
    Die Folgen der Planabweichungen für die strategischen Ziele und die zukünftige Finanzsituation der jeweiligen Organisationseinheit sind ggf. kurz dargestellt. Dies gilt ebenso für die eingeleiteten Maßnahmen zur Gegensteuerung bei eingetretenen Planabweichungen.

 

Erläuterungen und Hinweise