Beschluss:

„Die Sonderrechnung des FB 65 Hochbau und Gebäudemanagement wird aufgelöst und der FB 65 in den städtischen Haushalt zurückgeführt.“
 

Sachverhalt:

Beschlusskompetenz

Die Beschlusskompetenz des Rates ergibt sich aus § 58 Abs. 1 Nr. 11 NKomVG.

Ausgangslage

Im Zusammenhang mit der Neuorganisation der städtischen Grundstücks- und Gebäudewirtschaft (Einführung des Vermieter-/Mieter-Modells) wurde für den Fachbereich 65 Hochbau und Gebäudemanagement (FB 65) zum 1. Januar 2005 ein optimierter Regiebetrieb mit einer Sonderrechnung nach kaufmännischen Grundsätzen eingeführt. Hierfür wurde der Sonderrechnung FB 65 ein entsprechendes Anlage- und Umlaufvermögen übertragen und ein eigener Wirtschaftsplan aufgestellt.

Mit der Einrichtung des optimierten Regiebetriebes mit Sonderrechnung war die Erwartung verbunden, dass ein Stück privatwirtschaftlichen Handelns in die Grundstücks- und Gebäudewirtschaft Einzug halten und sich der FB 65 mittelfristig im Wettbewerb mit privaten Anbietern behaupten können wird. Insgesamt sollte eine Basis für eine weitergehende Verselbstständigung des FB 65, u. a. für eine konzernweite Aufgabenwahrnehmung, geschaffen werden. Ein entsprechender Beschluss wurde vom Rat am 21. Dezember 2004 (DS 9326/04) gefasst.

Als für den FB 65 die Sonderrechnung eingeführt wurde, gab es für das neue kommunale Rechnungswesen und die Darstellung der Finanzrechnung noch zwei vom Land Niedersachsen zugelassene Kontenpläne. Erst später hat das Land Niedersachsen einen Kontenrahmen verbindlich vorgegeben. Das hat zur Folge, dass noch rechtzeitig vor dem Produktivstart des doppischen Systems für den Gesamthaushalt am 1. Januar 2008 auf den vom Land vorgegebenen Kontenplan umgeschwenkt werden konnte, FB 65 bis heute jedoch weiterhin den alten Kontenplan nutzt. Da diese Anwendung von der Kommunalaufsicht nur noch als Übergangslösung akzeptiert ist, müssen die Kontenverknüpfungen mittelfristig in einem arbeitsaufwendigen Prozess auf den vom Land vorgeschriebenen, für die Gesamtverwaltung geltenden Kontenplan umgestellt werden.

Für die seit dem 1. Januar 2005 vor der Umstellung der Gesamtverwaltung auf das doppische System eingeführte Sonderrechnung nutzt der FB 65 daher auch ein um die geforderten immobilienwirtschaftlichen Belange erweitertes separates produktives SAP-System. Dieser Betrieb verursacht laufende Kosten in Höhe von jährlich ca. 197 TEUR. Mit den nebeneinander laufenden Kontenplänen und SAP-Systemen sind über diese Kosten hinaus erhebliche Schnittstellen verbunden.

Dieses hat zu der strategischen Überlegung geführt, die Sonderrechnung für den FB 65 aufzulösen und für den FB 65 einen Teilhaushalt im städtischen Haushalt zu bilden, zumal auch das ursprünglich mit der Bildung des optimierten Regiebetriebs mit Sonderrechnung angestrebte Ziel einer weitgehenden Verselbstständigung des FB 65 zwischenzeitlich aufgegeben wurde. Ein Handeln nach kaufmännischen Grundsätzen kann nach Einführung der Doppik auch in den regulären Haushaltsstrukturen fortgesetzt werden.

Sofern der Auflösung der Sonderrechnung und der Rückführung in den Haushalt zugestimmt wird, werden umgehend die umfangreichen Arbeiten zur tatsächlichen Rückführung in einem Projekt starten. Ziel ist eine Umsetzung zum 1. Januar 2017.

Realisierung

Zur Realisierung der „Rückführung der Sonderrechnung des FB 65 in das SAP-System des städtischen Kernhaushalts der Stadt Braunschweig“ liegt eine Aufwandsschätzung der ITEBO GmbH vor. Danach fällt dafür voraussichtlich ein externer Aufwand von 259,5 Personentagen an. Dieser Aufwand wird durch unterschiedliche Dienstleister, v. a. durch die ITEBO GmbH und die ITEBS GmbH erbracht. Weiterhin werden mindestens die SAP AG und die PROMOS GmbH eingebunden. Die ITEBO GmbH setzt den Personentag mit durchschnittlich ca. 1000 EUR (brutto) an. Daneben fällt interner Aufwand an.

Finanzierung

Die externen Aufwände mit einem Umfang von insgesamt ca. 172 Beratertagen werden gedeckt durch die im Rahmen des Verkaufs der KOSYNUS GmbH vereinbarten Kontingente zur Durchführung eines Projektes zur Reintegration des Fachbereichs Hochbau und Gebäudemanagement in den städtischen Haushalt und zur Bereitstellung von Beratertagen, s. Ratsvorlage 14898/12 vom 16. Januar 2012. Die verbleibenden Aufwände werden durch die im Haushalt 2015 für das Jahr 2017 in der mittelfristigen Finanzplanung bereits vorgesehenen Betriebskosten (50 TEUR) sowie einen Nachlass der ITEBS GmbH gedeckt.

Der interne Aufwand wird durch vorhandenes Personal, vorwiegend der FB 20 und 65, geleistet.

Betriebskosteneinsparung

Durch die Rückführung entfallen ab 01.01.2017 sukzessive die laufenden Kosten für den Betrieb des produktiven SAP-Systems des FB 65. Für das Jahr der Umstellung (2017) wird eine Kostenreduktion um 147 TEUR auf 50 TEUR erwartet. Für die Jahre 2018 und folgende wird eine Kostenreduktion um 197 TEUR erwartet.

Ziele

Neben einer Reduzierung der Kosten und einer Optimierung im Betrieb des SAP-Systems wird mit der Rückführung der Sonderrechnung des FB 65 in den Kernhaushalt der Stadt eine Reduzierung von Schnittstellen erwartet. Das Vermieter-/Mietermodell soll zunächst beibehalten und ggf. angepasst werden. Das Bau-, Betriebs- und Vermietungscontrolling hat sich bewährt und soll ebenfalls beibehalten werden. Dazu ist es notwendig, dass der Erhalt und die praxisorientierte Verwertbarkeit der Altdatenbestände (u. a. zur Auswertbarkeit der Vorjahre) auch nach der Rückführung in den Kernhaushalt vollumfänglich und dauerhaft möglich ist und die bisher zur Verfügung stehenden und auf die Belange des FB 65 zugeschnittenen SAP-Funktionalitäten weitestgehend erhalten bleiben. Das bedingt eine größtmögliche und dauerhafte Flexibilität im Teilhaushalt der Kernverwaltung. Gleichzeitig bleiben auch die SAP-Funktionalitäten der Kernverwaltung erhalten. Weiterhin wird mit der Rückführung der Sonderrechnung in den Teilhaushalt eine Nutzung der in Braunschweig eingesetzten SAP-Werkzeuge zur Finanzrechnung durch den FB 65 und - wie von der Kommunalaufsicht gefordert - eine Überführung in den geltenden Kontenplan erreicht.

Die derzeit in der Sonderrechnung FB 65 zur Verfügung stehenden Mittel im Aufwandsbereich sowie die Erträge werden vollständig in den neuen Teilhaushalt des FB 65 übernommen. Bei der Mittelbewirtschaftung werden die derzeitigen Anforderungen des FB 65 berücksichtigt. Grundlage für die Budgetbemessung ist die Planung 2016 für die Sonderrechnung FB 65.