Sachverhalt:

Zur Anfrage der CDU-Fraktion vom 7. Juni 2017 (DS 17-04800) wird wie folgt Stellung genommen:

Zu Fragen 1 und 2:

Über das Beratungsprojekt zur Reorganisation der Hochbauverwaltung wurde zuletzt zur Sitzung des Rates am 13. September 2016 berichtet (DS 16-02987-01).  Mit der Durchführung der „Organisationsuntersuchung der Grundstücks- und Gebäudewirtschaft der Stadt Braunschweig“ wurde die BSL Managementberatung GmbH (BSL) im Dezember 2016 beauftragt.

Die Organisationsuntersuchung gliedert sich, wie bereits berichtet, in zwei Teile. Im ersten Teil sollten die Aufgabenabgrenzungen zwischen Vermögensverwalter (FB 20) und Gebäudebewirtschafter (FB 65), die Ausgestaltung der Eigentümerfunktion sowie die Schnittstellen mit anderen Organisationseinheiten begutachtet, Vorschläge für die Weiterentwicklung unterbreitet und Optimierungsmöglichkeiten aufgezeigt werden. In dem sich anschließenden zweiten Teil sollen die fachbereichsinternen Prozesse und Strukturen einschließlich des Stellen- und Personalbedarfs des FB 65 sowie die Geschäftsprozesse und Kommunikationswege mit den beteiligten Organisationseinheiten überprüft werden. In diesem Zusammenhang sollen auch die eingesetzte EDV überprüft und Optimierungsmöglichkeiten dargestellt werden.

Der erste Teil steht kurz vor dem Abschluss. Der Gutachter hat hierzu eine Ist-Analyse mit der Auswertung umfangreicher Dokumente und Daten, mit Interviews und Gruppengesprächen sowie mit Mitarbeitenden- und Nutzerbefragungen durchgeführt.

Nach Auswertung der Informationen kommt der Gutachter zu der Erkenntnis, dass es bei dem bestehenden Modell der Grundstücks- und Gebäudewirtschaft Optimierungsbedarf gibt. Durch die hohe Anzahl von Schnittstellen und geteilten Zuständigkeiten ergeben sich ein hoher Regelungs- und Abstimmungsaufwand sowie Informations- und Reibungsverluste. 

Nach dem vorliegenden Entwurf schlägt der Gutachter vor, zur künftigen Organisation der Grundstücks- und Gebäudewirtschaft das klassische Mieter-Vermieter-Modell umzusetzen, in dem FB 65 die Eigentümer-und Bewirtschaftungsfunktion vollständig übernimmt und FB 20 für die strategische Budgetplanung verantwortlich ist. Auf diese Weise sollen eine Verringerung der Schnittstellen sowie klar definierte Aufgabenabgrenzungen und Zuständigkeiten erreicht werden. Insoweit wird auch für die erforderliche Personalausstattung zu sorgen sein.

Der erste Teil des Gutachtens befindet sich zurzeit in der internen Abstimmung. Die Umsetzungsempfehlungen für die künftige Organisationsstruktur sollen noch vor der Sommerpause in der Projektlenkungsgruppe den Dezernenten II, III und VII vorgestellt werden.

Wesentliche Grundlage für die Durchführung des zweiten Teils der Untersuchung ist das Ergebnis des ersten Teils zur künftigen Aufgabenverteilung der städtischen Grundstücks- und Gebäudewirtschaft. Erst nach Festlegung der künftigen Struktur und der Aufgabenverteilung sind Aussagen zu den konkreten Abläufen und zur Personalbemessung möglich.

Zur Frage der Personalbemessung hat der Gutachter angekündigt, eine Aussage zum Personalbedarf im Verhältnis zum Investitionsvolumen zu treffen. Er hat bereits zu erkennen gegeben, dass nach seiner Einschätzung die aktuelle Personalausstattung bei dem derzeitigen Investitionsvolumen voraussichtlich nicht auskömmlich sei. Für die Bemessung des Personalbedarfs wird indes der mittelfristige Investitionsrahmen zugrunde gelegt werden müssen.

Die Gesamtuntersuchung ist zeitlich so konzipiert, dass die Ergebnisse zum Haushalt 2018 berücksichtigt werden können.

Zu Frage 3:

Da noch keine abschließenden Ergebnisse vorliegen, können zurzeit auch noch keine Rückschlüsse für künftige Organisationsuntersuchungen gezogen werden. Unabhängig davon ist es Daueraufgabe der Verwaltung, die Aufgabenerledigung und die dafür benötigten Ressourcen kritisch zu hinterfragen. Dies erfolgt regelmäßig im Rahmen des Haushalts- und Stellenplanverfahrens sowie anlassbezogen, wenn sich Rahmenbedingungen verändern, z.B. bei Rechtsänderungen, Fallzahlsteigerungen und Aufgabenveränderungen. Zusätzlich werden punktuell externe oder interne Organisationsuntersuchungen durchgeführt. Beispielsweise wurden der Fachbereich 37 Feuerwehr sowie die Abteilung 51.1 Allgemeine Erziehungshilfe extern, die Bereiche Kfz-Zulassungen und Allgemeine Bürgerangelegenheiten des Fachbereichs 32 Bürgerservice, Öffentliche Sicherheit intern untersucht.

Um künftig Hinweise auf zusätzliche Optimierungsansätze auch direkt aus den Haushaltsdaten zu filtern, soll eine spezielle Software der Interkommunale Vergleiche–Systeme GmbH (IKVS) beschafft werden. Die IKVS - Datenbank ermöglicht es, Kennzahlen zu allen steuerungsrelevanten Themen und Aufgaben einer Kommune mit den Werten anderer Kommunen zu vergleichen und zu bewerten. Aufgrund dieser Analyse können Leistungen und Standards hinterfragt und optimiert werden. Damit steht ein weiteres Instrument zur permanenten Überprüfung des eigenen Ressourceneinsatzes und des erreichten Leistungsumfangs zur Verfügung.