Sachverhalt:

Im Dezember 2016 wurde der Auftrag an die Fa. BSL Managementberatung GmbH aus Köln zur Durchführung einer Organisationsuntersuchung der Grundstücks- und Gebäudewirtschaft erteilt. Die BSL hat im Januar 2017 mit der Untersuchung begonnen, die sich in zwei Teile gliedert. Im ersten Teil wurde die Aufgabenabgrenzung zwischen dem Fachbereich 20 Finanzen als Vermögensverwalter und dem FB 65 Hochbau und Gebäudemanagement als Gebäudebewirtschafter begutachtet. Schwerpunkte lagen dabei in der Ausgestaltung der Eigentümerfunktion sowie in den Schnittstellen mit anderen Organisationseinheiten. Im zweiten Teil wurden die fachbereichsinternen Prozesse und Strukturen des FB 65 überprüft. Außerdem sollen die Geschäftsprozesse und Kommunikationswege mit den beteiligten Organisationseinheiten betrachtet werden.

Da die bisherige Trennung von Eigentümer- und Bewirtschaftungsinteressen nicht den gewünschten Erfolg einer effektiven Grundstücks- und Gebäudewirtschaft hat, wurde in Teil 1 die Zweckmäßigkeit der „Braunschweiger Variante“ des Mieter-Vermieters-Modell grundsätzlich überprüft. Der Empfehlung des Gutachters ein klassisches Mieter-Vermieter-Modell zu etablieren, ist die Verwaltung im Sommer 2017 einvernehmlich gefolgt. Die gebäudebezogenen Eigentümer- und Bewirtschaftungsfunktionen sollen im FB 65 zusammengeführt werden. Dafür sollen Aufgaben und Personal aus der Abteilung 20.2 Liegenschaften in den FB 65 übergehen. Mit den Fachbereichen 40, 51 und 67 hatten im Vorfeld Nutzergespräche stattgefunden, eine Verständigung über Schnittstellen in allen Details steht noch aus.

Im zweiten Teil wurden die fachbereichsinternen Prozesse und Strukturen des FB 65 überprüft. In der derzeitigen Aufbauorganisation des FB 65 bestehen zu viele Schnittstellen und damit einhergehend zu viele Abstimmungsprozesse, die zu Lasten der Investitionseffektivität gehen. Außerdem werden in der jetzigen Aufgabenverteilung zwischen den Fachbereichen 20 und 65 die strategischen Aufgaben wie Flächenmanagement, Portfoliomanagement und Beschaffungen im Rahmen eines PPP-Projektes nicht ausreichend wahrgenommen. Definierte Verfahren und fachbereichsinterne Standards werden im Bauprojektmanagement nicht vollständig umgesetzt, so dass auch die Betreiberverantwortung nicht optimal erfüllt werden kann. Zudem ist die IT-Landschaft von Einzellösungen geprägt.

Mit Wissen um diese Schwachstellen wurde ein Soll-Organigramm entwickelt. Zur Erhöhung der Investitionseffektivität soll die Abteilung Technische Gebäudeausrüstung (TGA) aufgelöst werden. Es sollen stattdessen organisatorische Stellen mit Beschäftigten aus dem Bereich Hochbau und dem Bereich TGA gebildet werden, was die Abwicklung eines Projektes in einer Organisationseinheit ermöglicht, ohne Übergabe an eine andere Abteilung. Diese organisatorischen Stellen wiederum sollen sich in zwei Projektmanagementabteilungen wiederfinden. Außerdem sollen bislang nur unzureichend wahrgenommene Aufgaben wie Flächenmanagement, Portfoliomanagement und PPP-Projekte durch Verortung in einer neuen Abteilung künftig mehr Gewicht erhalten und durchgeführt werden. Die Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebes inklusive Betreiberverantwortung und Anlagenüberwachung wird durch die Bildung einer Abteilung „Betrieb“ erreicht.

Es steht bereits fest, dass der FB 65 für eine optimierte Aufgabenwahrnehmung mehr Planstellen benötigt. Noch offen ist allerdings der konkrete Stellenmehrbedarf, sowohl hinsichtlich der Anzahl als auch hinsichtlich der Fachrichtung des Personals. Der Bedarf steht in Abhängigkeit vom Volumen für Investitionen und Instandhaltungen. Hier erfolgt derzeit ein Abgleich zwischen den Empfehlungen des Gutachters und der konkreten Planung im Haushalt 2018 mit dem dazugehörigen IP. Daran anknüpfend wird noch in diesem Jahr festgelegt werden, welche konkrete Stellenbemessung sich daraus ergibt und wie die Aufteilung auf die verschiedenen Professionen erfolgen sollte.

Über die abschließenden Ergebnisse zum konkreten Stellenmehrbedarf des FB 65 wird zum Bauausschusses am 16. Jan. 2018 berichtet, bevor die Festlegungen Gegenstand der Stellenplanberatungen im Finanz- und Personalausschuss am 18. Jan. 2018 werden.