Sachverhalt:

1. Aktueller Projektstand
   Von März bis September 2018 wurde die Datenerfassung durchgeführt. Daraufhin wurde mit der Datenauswertung und Konzepterstellung begonnen. Bei den angewandten Methoden handelt es sich um eine Organisations- und Standortanalyse, Daten- und Prozessanalyse, FLEETRIS-Fahrtdatenanalyse sowie eine Wohnstandort- und Erreichbarkeitsanalyse. Eine wichtige Grundlage für die Konzepterstellung sind - zusätzlich zu den erhobenen Daten - die Ergebnisse des Strategie-Workshops vom 23.10.2018. Der Strategie-Workshop hatte zum Ziel, ein gemeinsames Verständnis der aktuellen und zukünftigen dienstlichen Mobilität zu schaffen und strategische Eckpunkte und Themenfelder für die Konzepterstellung zu benennen. Der Ergebnisbericht soll nun diese gemeinsam getragenen Vorstellungen zu einer neuen dienstlichen Mobilität transparent machen und insbesondere die Themen und Fragestellungen aufzeigen, die in Bezug auf die Konzepterstellung (noch) zu bearbeiten sind. Er ist dieser Mitteilung als Anhang beigefügt.
    
2. Projektplan Januar bis Juni 2019
   Das ursprüngliche Projektende war auf den 31.01.2019 terminiert. Im September 2018 wurde eine Projektverlängerung beantragt, weil größere Datenmengen erhoben und verarbeitet werden mussten als zum Zeitpunkt der Antragstellung bekannt war. Ein genauer Datenbedarf konnte erst nach Projektbeginn ermittelt werden, da erst im Rahmen der explorativen Phase (März 2018) ein Gesamtüberblick über alle benötigten Daten erstellt werden konnte. Zudem bedurfte es einer unerwarteten Nacherfassung von Fahrtenbüchern (Juli - September 2018), da diese lücken- oder fehlerhaft vorlagen. Dies hatte eine notwendige zeitliche Verlängerung einzelner Projektbausteine (Datenerfassung und -auswertung) zur Folge. Der Projektträger hat aus diesem Grund mit Wirkung zum 16.10.2018 eine Laufzeitverlängerung bis zum 30.06.2019 bewilligt. Die Abschlusspräsentation des Konzeptentwurfs ist für Anfang Juni 2019 geplant.
   
   Der aktuelle Projektplan sieht vor, dass die Ergebnisse der oben genannten Analysen und des Strategie-Workshops von Januar bis Juni 2019 von der Projektgruppe geprüft, weiter vertieft und ausgearbeitet werden. Um dies zu gewährleisten, wird es zusätzlich zu den regulären, monatlich stattfindenden Sitzungen der Projektgruppe fünf Workshops mit den nachfolgend aufgeführten Schwerpunkten geben. Themenbezogen werden Kolleginnen und Kollegen verschiedener Fachbereiche sowie externe Anbieter von Mobilitätslösungen zu diesen Workshops dazu geladen, um zusätzliche Expertise beizusteuern.
    
3. Workshops - Bereits durchgeführt
    

• FLEETRIS-Mobilitätsanalyse (24.01.2019)

Mittels der FLEETRIS-Fahrdatenanalyse wurden Fahrdaten von dienstlich veranlassten Wegen mit Pkw auf Fachbereichsebene erfasst und analysiert. Einige Fachbereiche sind allerdings auf mehrere Standorte verteilt. Deshalb werden die erhobenen Fahrdaten zusätzlich fachbereichsübergreifend und auf ihr Potenzial zur Bildung von Fahrzeugpools analysiert. Im Workshop erfolgte die Präsentation der Ergebnisse in Bezug auf diese Standorte (z. B. „Rathauskomplex“, Naumburgstraße usw.). Ziel war es, eine genaue Vorstellung von Größe, Standorten und Ausgestaltung der zukünftigen Fahrzeugpools zu erhalten. Außerdem wurden das Verlagerungspotential auf alternative Mobilitätsarten ermittelt und die Parameter zur Ausgestaltung der Pools präzisiert.
 

• Corporate Fahrzeug-Sharing und Fuhrparkmanagement (27.02. und 28.02.2019)
  Von fünf externen Anbietern werden Sharing-Modelle und Fuhrparkmanagementsysteme präsentiert und diskutiert. Im Workshop werden mögliche Parameter für die Erstellung eines Leistungskatalogs abgestimmt. Darauf aufbauend sollen Zielvorgaben und Rahmenbedingungen für eine Leistungsbeschreibung ermittelt werden. Außerdem soll eine Auswertungsmatrix für mögliche Angebote erstellt werden. In diesem Workshop ist eine Zusammenarbeit mit dem FB 10.4 (EDV) und FB 20 (Finanzen) vorgesehen.

4. Workshops - Geplant
    

• Entwicklung eines ämterübergreifenden Mobilitätsmanagements (27.03.2019)

In diesem Workshop werden die Rahmenbedingungen für denkbare organisatorische Änderungen erörtert. Bestehende Regelungen und organisatorische Zuordnungen (z. B. Erstellung von Dienstanweisungen oder dem Aufbau eines Mobilitäts-Controllings etc.) werden geprüft und ggf. zur Anpassung und Neustrukturierung vorgeschlagen. Für diesen Workshop ist eine Zusammenarbeit mit den Fachbereichen 10, 20 und dem GPR vorgesehen.

• Ausgestaltung des Fuhrparks (28.03.2019)

Aufbauend auf den Ergebnissen des Workshops „FLEETRIS-Mobilitätsanalyse“ soll in diesem Workshop die konkrete Zusammensetzung des Fuhrparks an den einzelnen Poolstandorten bestimmt werden.