Sachverhalt:

Die Verwaltung stellt den Organisationseinheiten zentral die Kommunikationsmittel zur Verfügung, die dezentral für die jeweiligen Aufgaben als erforderlich erkannt werden. Dazu stehen der FAX-Empfang und der FAX-Versand über das städtische Email-System bereits seit über 10 Jahren für alle Büroarbeitsplätze zur Verfügung.

Die im Beschlussvorschlag unter Punkt 1 abzuschaffenden Geräte werden auch von Anwendern genutzt, die keinen PC-Arbeitsplatz dauerhaft benutzen, weil sie überwiegend manuelle Tätigkeiten im handwerklichen, erzieherischen oder sozialen Bereich ausüben. Dieser Personenkreis müsste für Punkt 2 zunächst mit einem PC und einem Scanner oder Multifunktionsgerät ausgestattet werden.

Die unter Punkt 3 vorgeschlagene Verheimlichung von Zugangsmöglichkeiten für Bürger und Unternehmen entspricht nicht der Service-Orientierung der Verwaltung.

Die Kommunikation kann nur dann rein elektronisch erfolgen und vollkommen papierlos sein, wenn die Verwaltungsabläufe auch unter solchen Bedingungen funktionieren und die jeweiligen Arbeitsbereiche hierfür ausgestattet sind. FAXe zu senden und zu empfangen stellt für die Stadtverwaltung keinen Selbstzweck dar. Und so ist es auch mit der Abschaffung dieser Kommunikationsform.

Bis auf weiteres ist diese Form der Kommunikation teils extern gewünscht, teils rechtlich vorteilhaft und immer dort wirtschaftlich, wo der Output bereits originär papierhaft vorliegt oder noch papierhaft weiterverarbeitet werden muss. Insbesondere auch in der Gerichtsbarkeit wird immer noch mit FAX gearbeitet, zum einen wegen der hohen Anforderungen an die digitale Signatur, zum anderen wegen jahrelanger technischer Probleme mit den elektronischen Plattformen für Anwaltschaft (beA) und Behörden (EGVP).

Im Zuge der Einführung der elektronischen Aktenführung und auch durch die Verbreitung sicherer elektronischer Kommunikation in der gesamten Gesellschaft werden die Anwendungsszenarien für das Medium FAX für Büroarbeitsplätze zunehmend wegfallen und für die anderen Arbeitsplätze durch sichere Email-Kommunikation auf mobilen Endgeräten abgelöst werden können.

Im Rahmen der Einführung von DMS und elektronischer Akte wird bis Ende 2026 für alle Büroarbeitsplätze der Kernverwaltung der Einsatz von Normal-Papier-FAX entbehrlich werden, soweit dem im Einzelfall keine rechtliche Notwendigkeit gegenübersteht.

Formal weist die Verwaltung noch darauf hin, dass die Entscheidung über die Art der Geräte, mit der die Verwaltung die Kommunikation wahrnimmt, dem Oberbürgermeister im Rahmen seiner Organisationshoheit gem. § 85 Abs. 3 NKomVG allein zusteht. Die funktionelle Organisation der Verwaltung umfasst ihren Geschäftsgang und damit auch die Festlegung, wer wann welche Arbeitsmittel einsetzt. Die beantragte Regelung kann auch nicht Gegenstand einer Richtlinie sein, weil es um eine Detailfrage geht. Der begehrte Ratsbeschluss wäre also kommunalverfassungsrechtlich nicht zulässig.