Sachverhalt:

Laut öffentlicher Mitteilung des Dezernats II an den Rat mit dem Titel "Interne Digitalisierung der Verwaltung - Scannen" soll mit dem Softwareprodukt "enaio" ein DMS realisiert werden; hierzu laufen seit Juni 2020 und März 2021 Pilotprojekte in zwei Abteilungen in Form des Arbeitens mit rein elektronisch angelegten Akten, beispielsweise mit 400 solcher Akten für getätigte Neueinstellungen

Zur Vervollständigung des Betriebes ist das Einscannen von 8.000 Personalakten und 100.000 Steuerakten geplant. Der Auftrag dazu soll durch den Rat per Beschluss an einen Drittanbieter vergeben werden.

"Scannen" ist in technischer Hinsicht ein weites Feld, daher fragen wir:

- werden die Bestandsakten in reine schwarz-weiße bzw. farbige pdf-Dateien bzw. ein anderes vordefiniertes Format umgewandelt, werden diese Scans in ein durchsuchbares Format überführt bzw. wird eine OCR-Umwandlung in Textzeichen vorgenommen?

Personalakten und andere Altbestände aus den Pilotverfahren mögen in durch Scanner gut verarbeitbaren DIN-Formaten mit klar erkennbarer Schwarz-auf-Weiß-Bedruckung vorliegen; bei älteren Bauakten und anderen ist aber mit einer Vielzahl an Papier- und Darstellungsqualitäten zu rechnen, die beim Image-Processing entweder nur von Hand, mit Qualitätsverlusten und/oder massiv steigenden Dateigrößen bearbeitet werden können.

- welcher Gesamtzeitraum ist allein für das Scannen der oben genannten Altbestände an Personal- und Steuerakten vorgesehen und wird deshalb mit dem Dienstleister als Maximalbearbeitungszeit vereinbart?

- auf welche Weise soll eine laufende oder abschließende Qualitätskontrolle der gescannten Akten seitens der Verwaltung hinsichtlich Lesbarkeit, Auflösung, Sparsamkeit der Dateigrößen und ggfs. Fehlerfreiheit einer OCR-Behandlung durchgeführt werden?