Sachverhalt:

Zu der Anfrage der AfD-Fraktion „Bürger- und mitarbeiterfreundliche Digitalisierung der Prozesse der Stadt II“ (21-15846) vom 17.04.2021 nehme ich wie folgt Stellung:

Zu 1.:

Der Scan- und Digitalisierungsprozess der Personalakten (siehe hierzu auch Vorlage 21-15761) erfolgt in der Art, dass die Dokumente in farbige sog. PDF/Archiv (PDF/A)-Dateien inkl. OCR-Volltexterkennung umgewandelt werden.

PDF/A-Dateien ermöglichen eine Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. Hierbei ist sichergestellt, dass PDF-Dokumente auch nach Jahrzehnten lesbar und damit auch in ferner Zukunft verwendbar sind.

Die OCR-Volltexterkennung ermöglicht es, gescannte Papierdokumente oder PDF-Dateien automatisch in Dateien umzuwandeln, die sich bearbeiten und durchsuchen lassen. So werden Suchzeiten wesentlich verringert.

Zu 2.:

Für das Scannen der Personalakten ist ein Gesamtzeitraum von 3 Monaten vorgesehen, wobei die Akten sukzessive abgeholt und gescannt werden. Sollte es hierbei erforderlich sein, dass eine zum Scannen abgeholte Personalakte kurzfristig benötigt wird, stellt der Auftragnehmer eine digitale Zurverfügungstellung der jeweiligen Personalakte binnen zweier Werktage sicher.

Für das Scannen der Steuerakten erfolgen derzeit noch letzte Abstimmungen mit der ITEBO GmbH. Hier wird im Hinblick auf den Aktenbestand (über 100.000 Steuerakten) ein längerer Gesamtzeitraum zu wählen sein.

Zu 3.

Vor dem Projektstart erfolgt eine Teststellung, bei der die vereinbarten Standards zunächst geprüft werden. Während des laufenden Betriebes erfolgen stichprobenartige Überprüfungen hinsichtlich Lesbarkeit, Auflösung und OCR-Volltexterkennung, wobei die Sparsamkeit der Dateigrößen nicht zu Lasten von Lesbarkeit und Auflösung gehen darf.