Beschluss:

Der Auftragserteilung an die Fa. ITEBO GmbH und der Unterauftragserteilung an die Fa. DMI GmbH & Co. KG zum Scannen und Digitalisieren der Personalakten gem. § 92 Abs. 2 Niedersächsisches Beamtengesetz (NBG) wird zugestimmt.
 

Sachverhalt:

Mit Vorlage 21-15513-01 hat die Verwaltung zur letzten Ratssitzung am 23. März 2021 über den aktuellen Sachstand zu den internen Digitalisierungsvorhaben berichtet. Einen Schwerpunkt hierbei bildet die stadtweite Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), das einerseits die Basis für eine elektronische Aktenführung ist, anderseits es aber auch ermöglicht, über elektronische Geschäftsprozesse (Workflows) bspw. Beteiligungen unterschiedlicher Bereiche digital abzuwickeln, ohne hierbei Medienbrüche zu verursachen.

Wie in der Vorlage dargestellt, läuft seit dem 1. Juni 2020 in der Abt. 10.1 Personalbetreuung und –kostenabrechnung der Echtbetrieb der elektronischen Aktenführung. Neu anzulegende Personalakten werden seitdem ausschließlich in elektronischer Form angelegt.

Zur vollständigen elektronischen Aktenführung bedarf es nun noch der Digitalisierung der rd. 8.000 bestehenden Personalakten (rd. 1.320.000 Dokumente). Aus wirtschaftlichen Gründen sollen die Bestandsakten durch einen Drittanbieter gescannt und digitalisiert werden, da innerhalb der Stadtverwaltung weder die entsprechende IT-Infrastruktur vorhanden ist noch entsprechende personelle Ressourcen hierfür zur Verfügung stehen.

Für den Bereich des Scannens der Personalakten der Beamtinnen und Beamten hat der Landesgesetzgeber in § 92a Abs. 2 NBG vorgesehen, dass die Auftragserteilung und die Genehmigung einer Unterauftragserteilung der vorherigen Zustimmung der obersten Dienstbehörde, somit dem Rat, bedarf. Dies gilt analog auch für den Bereich der Personalakten der Tarifbeschäftigten.

Hierzu liegt der Verwaltung ein Angebot der Fa. ITEBO GmbH vor, an der die Stadt Braunschweig zu 25,83 % beteiligt ist. Die Fa. ITEBO GmbH hat nach einer im vergangenen Jahr durchgeführten europaweiten Ausschreibung einen Rahmenvertrag mit der Fa. DMI GmbH & Co. KG mit Sitz in Münster zum Scannen und Digitalisieren von Akten abgeschlossen. Die Fa. DMI GmbH & Co. KG ist hierbei spezialisiert auf Scanleistungen entsprechender Größenordnungen. Sie ist u. a. nach DIN ISO 27001 zertifiziert, die Arbeitsabläufe sind entsprechend den Anforderungen der Technischen Richtlinie zum ersetzenden Scannen (TR RESISCAN) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) organisiert, eine Vereinbarung nach § 28 Abs. 3 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) besteht ebenfalls.

Vorgesehen ist daher, mit der ITEBO GmbH ein Inhouse-Geschäft gem. § 108 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) abzuschließen, das das Scannen und Digitalisieren der vorgenannten rd. 8.000 Personalakten zum Gegenstand hat. Aspekte des Datenschutzes, der IT-Sicherheit sowie eine regelmäßige Vollständigkeits- und Qualitätsprüfung sind Bestandteil des Auftrages. Nähere Details zu dem Auftragswert sind der nichtöffentlichen Anlage zu entnehmen.

Parallel steht die Verwaltung auch hinsichtlich des Scannens der über 100.000 Steuerakten der Abt. 20.3 in Verhandlungen mit der ITEBO GmbH. Eine Beschlussfassung des Rates ist hierfür jedoch nicht erforderlich.

Der Vergabevorgang ist dem Rechnungsprüfungsamt zur Prüfung vorgelegt worden. Das Rechnungsprüfungsamt hat keine Einwände erhoben.