Sachverhalt:

Die Verwaltung hat in letzter Zeit wiederholt darauf hingewiesen, dass die Ausgestaltung der internen Verwaltungsarbeit der Organisationshoheit unterfällt, für die der Oberbürgermeister gemäß § 85 Abs. 3 Niedersächsisches Kommunalverfassungsgesetz (NkomVG) zuständig ist. Auch die prozesshafte Ausgestaltung des Digitalisierungsprozesses innerhalb der Verwaltung obliegt der Entscheidung des Oberbürgermeisters. Insofern ist der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen in der Begründung ihres Antrags 21-15774 zuzustimmen, dass die in ihrem Antrag benannten Inhalte nicht der Entscheidung des Rates unterliegen.

Zu dem Antrag der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen (21-15774) vom 13.04.2021 nimmt die Verwaltung dennoch wie folgt Stellung:

Wie in der Vorlage 21-15513-01 zur Ratssitzung am 23. März 2021 dargestellt, hat die Digitalisierung in den letzten Jahren für die Verwaltung zunehmend an Bedeutung gewonnen. Schwerpunkt ist hierbei neben der internen Digitalisierung, zu der die Verwaltung parallel eine Beschlussvorlage zur Digitalisierung von Personalakten einbringt (21-15761), bspw. auch das Themenfeld der digitalen Schulinfrastruktur. Hierzu sollen bis Ende 2023 gemäß dem für den Planungszeitraum 2019 bis 2023 vom Rat beschlossenen Medienentwicklungsplan (MEP) alle Braunschweiger Schulen mit modernen Netzwerkkomponenten ausgestattet und ans schnelle Gigabitnetz angeschlossen werden. Bereits jetzt hat die Ausstattung der Schulen mit zeitgemäßer IT-Technik erhebliche Fortschritte gemacht, insbesondere bei den weiterführenden Schulen, bei denen mit der Modernisierung begonnen wurde. So werden in 14 von 16 Schulstandorten der Gymnasien bereits entsprechende Netzwerkkomponenten betrieben. Gut 7.700 oder rund 88 Prozent aller Schülerinnen und Schüler der Gymnasien haben damit einen schnellen Zugang zum IServ-System der Schule. Von den Integrierten Gesamtschulen ist ein Drittel entsprechend ausgestattet, von den Berufsbildenden Schulen knapp ein Fünftel.

Dies vorausgeschickt nehme ich zu den einzelnen Punkten wie folgt Stellung:

1. Insbesondere die internen Digitalisierungsvorhaben der Stadtverwaltung, wie die Einführung eines stadtweiten Dokumentenmanagementsystems (DMS) oder der Ausbau der mobilen Endgeräte, haben Auswirkungen auf die Prozesse im Arbeitsleben. Auch im Zusammenhang mit der Anmietung des Business-Center III im Brawo-Park sowie der anstehenden Sanierung des Rathaus-Neubaus hat die Verwaltung frühzeitig Überlegungen angestellt, wie sich die Arbeitswelten der Zukunft, unter Berücksichtigung der fortschreitenden Digitalisierung, im kommunalen Bereich langfristig entwickeln. Themen wie Telearbeit, Homeoffice, mobiles Arbeiten, Desk-Sharing oder das sogenannte Open-Space-Büro werden hierbei Auswirkungen auf die Arbeitswelt der Zukunft haben.

Wie in der Vorlage 21-15205-01 dargestellt, wird die Stadt Braunschweig, um die Potenziale dieses Veränderungsprozesses bestmöglich und nachhaltig auch im Sinne der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen zu können, bei diesem Prozess durch die Fa. if5, einem Planungsunternehmen für Neue Arbeitswelten, beraten. Mit deren Hilfe sollen neue Büro- und Arbeitskonzepte mit dem Ziel erstellt werden, vorhandene und neue Flächenbestände zu optimieren sowie die Arbeitgeberattraktivität der Stadt Braunschweig im Zuge des Veränderungsprozesses sowohl für die vorhandenen als auch die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu steigern. In diesem Kontext wird auch erörtert, welche modifizierten Büroformen und Arbeitsplatzmodelle die Erfüllung der städtischen Aufgaben insgesamt verbessern können.

Bereits seit dem Jahre 2015 besteht innerhalb der Stadtverwaltung Braunschweig eine mit der Personalvertretung abgestimmte Dienstvereinbarung „Telearbeit“. Diese war, auch unabhängig von der aktuellen Corona-Pandemie, u. a. im Hinblick auf die technischen Entwicklungen der vergangenen Jahre zu evaluieren und anzupassen. Die Verwaltung erarbeitet daher aktuell in Zusammenarbeit mit der Personalvertretung sowie dem Gleichstellungsreferat in der Projektgruppe „Telearbeit“ Grundsätze für eine zukünftige Ausweitung bspw. des mobilen Arbeitens auch nach der Corona-Pandemie. Erfahrungen und Erkenntnisse aus der aktuellen Situation sollen dabei Berücksichtigung finden.

Die ersten Grundzüge der neuen Dienstvereinbarung sind einvernehmlich in der Projektgruppe abgestimmt worden. Der Entwurf befindet sich aktuell in den Dezernaten, um ggf. dezernatsspezifische Anforderungen in der Dienstvereinbarung zu berücksichtigen.

Da im Wesentlichen die Intention dieses Beschlusspunktes durch die Verwaltung bereits umgesetzt wird, sieht die Verwaltung kein inhaltliches Erfordernis für eine solche Beschlussfassung.

2. Es ist keine "eklatante Schwäche beim Digitalisierungsprozess", wenn nicht alle IT-Anwender gleichzeitig das gleiche machen können. Infrastrukturen sollten in allen Bereichen verhältnismäßig dimensioniert werden. Anschaffungskosten, Betriebskosten, Energie- und Materialverbrauch werden vor allem durch die Maximal-Kapazität des jeweiligen Systems bestimmt. Eine ökonomisch und ökologisch sachgerechte Dimensionierung von technischen Anlagen orientiert sich daher am üblichen Bedarf und seinen saisonalen Schwankungen sowie an den mehrjährigen Trends unter Berücksichtigung ihrer Ausbaufähigkeit und ihrem Lebenszyklus. Wenn aber während einer Jahrhundert-Katastrophe (der Pandemie) auch noch weitere seltene Ereignisse wie der Ausfall von Schneeräumung, ÖPNV und Individual-Verkehr sowie die Schließung von Kitas und Grundschulen zusammenkommen, dann handelt es sich dabei nicht um eine repräsentative Situation für die Beurteilung der Angemessenheit der IT-Ausstattung. Insofern wird sich auch die weitere Erweiterung der IT-Ausstattung an der Verhältnismäßigkeit orientieren.

Welchen Nachteil der Einsatz von Rahmenverträgen im Sinne des Antrags haben soll, ist der Verwaltung nicht bekannt. Die Stadt nutzt seit vielen Jahren in großem Umfang Rahmenverträge, ohne dabei Abnahmeverpflichtungen einzugehen. Die Vorgehensweise hat sich auch während der Pandemie bewährt. Ohne den Einsatz von Rahmenverträgen wäre die Stadtverwaltung nicht in der Lage gewesen, die Anzahl der Homeoffice-fähigen Windows-Desktops (Notebooks und Mini-PCs) in weniger als einem Jahr um über 1.000 Stück zu erhöhen. Der Bezug von Lieferungen und Leistungen aus Rahmenverträgen vereint Wirtschaftlichkeit, Schnelligkeit, Rechtssicherheit und IT-Sicherheit in einem Umfang, der mit Einzelbeschaffungen nicht erreichbar wäre.

Die Möglichkeiten der Nutzung der Verwaltungs-IT aus dem Homeoffice wurde seit dem Beginn der Pandemie von ca. 300 auf derzeit ca. 1.500 Homeoffice-fähige Endgeräte ausgebaut. Eine gleichzeitige Nutzung aller dieser Endgeräte ist allerdings nicht möglich. Die Obergrenze für eine gleichzeitige Einwahl per VPN konnte von anfänglich 50 auf aktuell 620 Geräte erhöht werden. Diese Zahl kann erst 2022 weiter erhöht werden. (Bevor das VPN-Gateway modernisiert werden kann, müssen zuvor die Datennetz-Anbindung von ca. 100 Klein-Liegenschaften modernisiert werden.) Weitere messbare Engpässe bestehen bei der Nutzung von Videokonferenz-Systemen und bei weiteren Anwendungen, die Daten über VPN oder Internet-Anbindung transferieren. Die beteiligten IT-Sicherheitskomponenten (Proxys und Firewalls) sind für das Streaming von Webcams im aktuellen Umfang nicht ausgelegt, deren Modernisierung ist kurzfristig nicht zu erreichen. Städtische Teilnehmer von Videokonferenzen berichten zunehmend über Stabilitäts- und Qualitätsprobleme in diesem Bereich. Eine weitere Verlagerung der Arbeit in das Homeoffice wird zu einer weiteren Verringerung der Stabilität und der Verfügbarkeit von Funktionalitäten führen. Diesem Leistungsverlust könnte dann nur mit einer organisatorischen Priorisierung der Nutzung begegnet werden, z.B. indem die Nutzungsmöglichkeit von Homeoffice-Geräten zeitlich in Form eines Mehrschichtbetriebs geregelt wird, damit sich die Nutzung der limitierten Ressourcen auf mehr Stunden in der Woche verteilt.

Daher sieht die Verwaltung auch bei diesem Punkt kein Erfordernis einer politischen Beschlussfassung.

3. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden seit Jahren zunehmend in Fragen der IT-Sicherheit informiert, sensibilisiert und beraten.

Die IT-Ausstattung und die Benutzungsregeln werden so konzipiert, dass die Nutzung der städtischen IT außerhalb der städtischen Räumlichkeiten möglichst ohne zusätzliche Sicherheitsrisiken möglich ist. Auch zu diesem Punkt bedarf es daher keiner gesonderten politischen Beschlussfassung.

4. Kernthema der internen Digitalisierung der Verwaltung ist, wie dargestellt, die stadtweite Einführung eines DMS, um unter Berücksichtigung der vorgenannten Ausführungen bspw. orts- und zeitunabhängig auf Vorgänge oder elektronische Akten zugreifen zu können. Wie auch in dem Antrag dargestellt, sehen die internen Planungen der Verwaltung einen sukzessiven Ausbau des DMS vor. Aktuell laufen hierzu die konzeptionellen Vorarbeiten für die Einführung der elektronischen Gebäudeakten im Fachbereich 65 Gebäudemanagement und im Referat 0650 Hochbau sowie der elektronischen Sozialakten im Fachbereich 50 Soziales und Gesundheit. In den Abteilungen 10.1 Personalbetreuung, -kostenabrechnung und 20.3 Steuern steht aktuell noch die Digitalisierung der Bestandsakten an.

Über das hierbei innerhalb der Stadtverwaltung eingesetzte DMS „enaio“ der Fa. Optimal Systems GmbH kann neben der elektronischen Aktenführung, die einhergeht mit einer laufenden rechts- und revisionssicheren Archivierung, auch eine längerfristige digitale Archivierung im Stadtarchiv sichergestellt werden.

Da die Einführung eines DMS Einfluss auf jeden dokumentenbasierten Prozess der Verwaltung hat und es sich aufgrund der hohen Anzahl an Querschnittsprozessen um ein komplexes Organisations- und IT-Projekt handelt, das einer umfassenden konzeptionellen Vorarbeit bedarf, erfolgte in den vorgenannten Abteilungen im Vorfeld ein umfassendes Prozessmanagement unter Beteiligung externer Berater. Prozesse wurden hierbei unter Mitwirkung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter identifiziert, aufgenommen, analysiert und hinsichtlich ihrer digitalen Umsetzung und Implementierung in das DMS optimiert. Dies wird gleichermaßen auch für die o. g. Fachbereiche 50 und 65 sowie für das Referat 0650 gelten.

Um die Fachbereiche und Referate darüber hinaus bei der (Selbst-)Optimierung eigener Prozesse zu unterstützen, hat die Verwaltung Anfang des Jahres eine auf Kommunen zugeschnittene Prozessmanagementsoftware eingekauft, die ein webbasiertes Prozessmanagement unterstützt. Hiermit können dann auch nachgehend weitere Prozesse digital und in einem mit dem DMS „enaio“ kompatiblen Format dargestellt werden.

Erste Erfahrungswerte hierzu sollen im Laufe des Jahres gesammelt werden, wenn erste Organisationseinheiten, in denen kein führendes Fachverfahren im Einsatz ist, mit der sog. Allgemeinen Schriftgutverwaltung auf die digitale Vorgangssachbearbeitung migrieren.

Eine gesonderte politische Beschlussfassung ist auch hier nicht erforderlich.

5. Bereits heute können eine Vielzahl von Verwaltungsleistungen online erledigt werden (s. www.braunschweig.de/online-dienste). Dieses Angebot wird weiter ausgebaut.

Im Rahmen der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) müssen bis zum 31. Dezember 2022 die Verwaltungsleistungen des Bundes, der Länder und der Kommunen online bereitgestellt werden. Die Bereitstellung und Umsetzung dieser Angebote erfolgt sukzessive und kontinuierlich und wird sich neben personellen und wirtschaftlichen auch an weiteren Gesichtspunkten orientieren (z. B. Fallzahlen, Komplexität usw.).

Daher sieht die Verwaltung auch bei diesem Punkt kein Erfordernis einer politischen Beschlussfassung.

6. Die städtische Dienstanweisung bzw. die Gleichstellungsrichtlinie der Stadt Braunschweig sieht u. a. vor, dass Gremien wie Arbeitsgruppen, Projektgruppen, Kommissionen und sonstige Gremien, die durch Bedienstete beschickt werden, paritätisch von Frauen und Männern besetzt werden sollen, um Aspekte der Gleichstellung in die jeweilige Entscheidungsfindung einbeziehen zu können.

Darüber hinaus wird der Gleichstellungsbeauftragten bei entsprechenden Projektgruppen regelmäßig die Möglichkeit eröffnet, an den Sitzungen beratend teilzunehmen. Dies wird die Verwaltung selbstverständlich auch bei der Besetzung neuer Gremien, die sich mit der Digitalisierung oder dem Thema Smart-City befassen, berücksichtigen.

Eine politische Beschlussfassung ist daher auch zu diesem Punkt entbehrlich.

7. Die Verwaltung hat die politischen Gremien bislang regelmäßig über den Fortgang der (internen) Digitalisierungsvorhaben unterrichtet und wird dies auch künftig tun. Auch hierzu bedarf es keiner gesonderten politischen Beschlussfassung.

8. Bereits zum Haushalt und Stellenplan 2017 hat die Verwaltung erstmals für den Transformationsprozess innerhalb der Verwaltung zusätzliche Ressourcen bzw. Planstellen in den Verwaltungsentwurf eingebracht, dem der Rat mit seinem Haushaltsbeschluss dankenswerterweise gefolgt ist. Seitdem bewertet die Verwaltung diesen Prozess ständig und schlägt dem Rat der Stadt regelmäßig Anpassungen vor – zuletzt auch zum Haushalt 2021. Auch diesen Vorschlägen hat der Rat regelmäßig zugestimmt. Selbstverständlich wird die Verwaltung auch weiterhin den Prozess bewerten und erforderliche Anpassungen in den Haushalts- und Stellenplanentwürfen vornehmen.

Unabhängig von den Anstregungen zur Bewältigung der Corona-Pandemie, auch in technischer Hinsicht, wird die Umsetzung der Digitalisierungsvorhaben der Stadtverwaltung durch den fortschreitenden Fachkräftemangel gerade im Bereich der IT-Stellen erschwert. Teilweise müssen hierbei diese Stellen mehrfach ausgeschrieben werden, in Einzelfällen geben angeschriebene Personalberatungsunternehmen, die die Stadt Braunschweig bei der Suche nach IT-Fachkräften unterstützen sollen, mangels Erfolgsaussichten gar keine Angebote ab. Dies betrifft aktuell bspw. den Bereich der Netzwerktechnik, in dem drei Stellen vakant sind.

Um diesem Fachkräftemangel entgegenzuwirken, bietet die Verwaltung bereits seit dem Jahre 2014 einen dualen Studiengang Informatik an. Aktuell befinden sich sechs Studentinnen und Studenten im dualen Studium bei der Stadt Braunschweig. Hierdurch können zwar mittelfristig vakant werdende Stellen besetzt werden, kurzfristig sind aber Verzögerungen bei der Umsetzung der ambitionierten Zeitpläne nicht immer vermeidbar.