Beschluss:

„I. Die Vertreter der Stadt in der Gesellschafterversammlung

-            der Stadt Braunschweig Beteiligungs-Gesellschaft mbH werden angewiesen,

-            der Nibelungen-Wohnbau-GmbH Braunschweig werden angewiesen,

-            der Hafenbetriebsgesellschaft Braunschweig mbH werden angewiesen,

-            der Stadtbad Braunschweig Sport und Freizeit GmbH werden angewiesen,

-            der Stadthalle Braunschweig Betriebsgesellschaft mbH werden angewiesen,

-            der Struktur-Förderung Braunschweig GmbH werden angewiesen,

-            der Braunschweig Stadtmarketing GmbH werden angewiesen,

-            der Städtisches Klinikum Braunschweig gGmbH werden angewiesen,

II. Der Vertreter der Stadt in der Gesellschafterversammlung

-            der Grundstücksgesellschaft Braunschweig mbH wird angewiesen,

-            der Volkshochschule Braunschweig GmbH wird angewiesen,

-            der Braunschweig Zukunft GmbH wird angewiesen,

-            der Flughafen Braunschweig-Wolfsburg GmbH wird angewiesen,

III. Die Vertreter der Stadt in der Gesellschafterversammlung der Stadt Braunschweig Beteiligungs-Gesellschaft mbH werden angewiesen, ihre Geschäftsführung zu veranlassen, in der Gesellschafterversammlung

-            der Braunschweiger Verkehrs-GmbH

-            der Kraftverkehr Mundstock GmbH

-            der Nibelungen-Wohnbau-GmbH Braunschweig

-            der Hafenbetriebsgesellschaft Braunschweig mbH

-            der Stadtbad Braunschweig Sport und Freizeit GmbH

-            der Stadthalle Braunschweig Betriebsgesellschaft mbH

die Änderung des jeweiligen Gesellschaftsvertrages gemäß des in der Vorlage benannten Wortlauts zu beschließen.“

Sachverhalt:

Die Entscheidung über die Änderung der Gesellschaftsverträge obliegt gemäß § 53 Abs. 1 GmbHG der jeweiligen Gesellschafterversammlung.

Nach § 12 Ziffer 5 des Gesellschaftsvertrages der Stadt Braunschweig Beteiligungs-Gesellschaft mbH (SBBG) unterliegt die Stimmabgabe in Gesellschafterversammlungen von Unternehmen, an denen die SBBG mit mehr als 25 % beteiligt ist, der Entscheidung durch die Gesellschafterversammlung der SBBG.

Um eine Stimmbindung der städtischen Vertreter in der jeweiligen Gesellschafterversammlung herbeizuführen, ist ein Anweisungsbeschluss erforderlich. Gemäß § 6 Ziffer 1 Buchstabe a) der Hauptsatzung der Stadt Braunschweig in der aktuellen Fassung entscheidet hierüber der Finanz- und Personalausschuss.

Es sind folgende Änderungen der Gesellschaftsverträge vorgesehen:

Beschlussfassung von Aufsichtsrat und Gesellschafterversammlung

In der Corona-Pandemie sollen aus Infektionsschutzgründen Zusammentreffen von vielen Menschen insbesondere in engen, geschlossenen Räumen möglichst vermieden werden. Vor diesem Hintergrund wurde überwiegend auf die Durchführung von Aufsichtsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen der städtischen Gesellschaften in Präsenz verzichtet. Vielfach wurde auf das Instrument der Videokonferenz zurückgegriffen. Nach den bestehenden gesellschaftsvertraglichen Regelungen ist jedoch eine rechtssichere Beschlussfassung per Videokonferenz überwiegend nicht möglich, sodass die Beschlüsse bisher in einem anschließenden Umlaufverfahren rechtssicher getroffen werden müssen.

Um zukünftig und auch für vergleichbare Krisenlagen rechtssichere Beschlussfassungen der Aufsichtsräte und Gesellschafterversammlungen in Videokonferenzen zu ermöglichen, werden folgende einheitliche Regelungen für die städtischen Gesellschaften vorgeschlagen:

a)      Aufsichtsrat

„Beschlüsse des Aufsichtsrates werden grundsätzlich in Sitzungen gefasst. Hierzu zählen Präsenzsitzungen und Videokonferenzen. Wenn die Sitzung nicht als Präsenzsitzung stattfindet, ist sicherzustellen, dass die Bild- und Tonübertragung während der gesamten Sitzung erfolgt und die Beratung und Stimmrechtsausübung aller Aufsichtsratsmitglieder über elektronische Kommunikation möglich ist.

Der Vorsitzende kann die Beschlussfassung des Aufsichtsrates an Stelle von Sitzungen durch Einholung schriftlicher Stimmabgabe oder in Textform nach § 126b BGB auf elektronischem Weg (Umlaufverfahren) oder durch fernmündliche Stimmabgabe herbeiführen. Eine Zustimmung der Aufsichtsratsmitglieder zu diesem Verfahren ist nicht erforderlich. Erfolgt seitens der Aufsichtsratsmitglieder innerhalb einer gesetzten angemessenen Frist keine Rückmeldung zum Beschlussgegenstand, so wird dies mit Ablauf der Frist als Nicht-Teilnahme an der Abstimmung gewertet. Die Geschäftsführung wird alle Aufsichtsratsmitglieder und alle Gesellschafter über die gefassten Beschlüsse zeitnah informieren.“

b)      Gesellschafterversammlung

„Gesellschafterbeschlüsse werden grundsätzlich in Sitzungen gefasst. Hierzu zählen Präsenzsitzungen und Videokonferenzen. Für den Fall, dass ein Beschlussgegenstand beurkundungsbedürftig ist, wird eine Präsenzsitzung durchgeführt. Wenn die Sitzung nicht als Präsenzsitzung stattfindet, ist sicherzustellen, dass die Bild- und Tonübertragung während der gesamten Sitzung erfolgt und die Beratung und Stimmrechtsausübung aller Gesellschafter über elektronische Kommunikation möglich ist.

Anstelle von Sitzungen kann die Beschlussfassung auch durch Einholung der Stimmabgabe in schriftlicher Form oder in Textform nach § 126b BGB auf elektronischem Weg (Umlaufverfahren) herbeigeführt werden. Eine Zustimmung der Gesellschafter zu diesem Verfahren ist nicht erforderlich. Erfolgt die Rückmeldung mindestens eines stimmberechtigten Vertreters innerhalb einer gesetzten angemessenen Frist, so gilt der Beschluss als gefasst. Die Geschäftsführung wird den Aufsichtsratsvorsitzenden und alle Gesellschafter über die gefassten Beschlüsse zeitnah informieren.“

Damit wird klargestellt, dass auch Videokonferenzen als Sitzungen anerkannt werden, sofern die Bild- und Tonübertragung während der gesamten Sitzung erfolgt. Damit ist das Medium dazu geeignet, intensiv miteinander zu kommunizieren und Meinungen zu den Tagesordnungspunkten qualifiziert auszutauschen. Im Unterschied zu Telefonkonferenzen besteht hierbei nicht nur eine Beschränkung auf den Wortbeitrag, sondern auch die Möglichkeit Mimik und Körpersprache der anderen Mitglieder zu beobachten. Videokonferenzen ermöglichen überdies auch die einfache Visualisierung von Gedankenbeiträgen und die Präsentation von Unterlagen. Aus diesem Grund sind Telefonkonferenzen sowie Mischformen aus Präsenz-, Video- und Telefonkonferenzen nicht vorgesehen.

Neben Präsenzsitzungen und Videokonferenzen sind weiterhin Beschlussfassungen in schriftlicher oder elektronischer Form sowie für den Aufsichtsrat auch durch fernmündliche Stimmabgabe zulässig.

Die weiteren Regelungen dienen insbesondere der Klarstellung zur Bewertung der Beschlussfassungen, sofern Rückmeldungen der Mitglieder nicht oder nicht zeitnah eingehen.

Einladung zu Aufsichtsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen

In den Gesellschaftsverträgen, die bislang keine Einladungen zu Aufsichtsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen mittels Telekommunikationseinrichtungen vorsehen, soll in der jeweils einschlägigen Bestimmung eine entsprechende Anpassung erfolgen.

Angleichung von Ladungsfristen für die Gesellschafterversammlung

Innerhalb des Konzerns Stadt Braunschweig existieren insbesondere hinsichtlich der Gesellschafterversammlungen unterschiedliche Ladungsfristen von 10 Tagen bis zu 4 Wochen. Es ist in den jeweils einschlägigen Regelungen eine Vereinheitlichung der Ladungsfristen auf 14 Tage vorgesehen.

Beschlussfassung mehrerer städtischer Vertreter in der Gesellschafterversammlung

Sofern mehrere städtische Vertreter in die Gesellschafterversammlung entsandt werden und eine entsprechende Regelung bislang nicht existiert, soll zur Klarstellung folgende Regelung in die Gesellschaftsverträge aufgenommen werden:

„Sie üben die Stimmrechte gemäß den ihnen gegebenen Weisungen gemeinsam und einheitlich aus. Die Beschlussfähigkeit ist gegeben, wenn mindestens ein Vertreter jedes Gesellschafters mit Stimmrecht anwesend ist.“