Beschluss:

„I. Aufsichtsrat der ITEBO GmbH

1. Herr Städt. Ltd. Dir. Henning Sack wird als Mitglied des Aufsichtsrates der ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH abberufen und Herr Städt. Ltd. Dir. Dirk Hollenbach wird als Stellvertreter ohne Stimmrecht im Aufsichtsrat der ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH abberufen.

wird als stimmberechtigtes Mitglied in den Aufsichtsrat der ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH entsandt und

wird zum stellvertretenden Mitglied ohne Stimmrecht im Aufsichtsrat der ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH bestellt.

II. Gesellschafterversammlung der ITEBO GmbH

1. Herr Städt. Ltd. Dir. Henning Sack wird als Vertreter der Stadt in der Gesellschafterversammlung der ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH abberufen und Herr Städt. Ltd. Dir. Dirk Hollenbach wird als Stellvertreter ohne Stimmrecht in der Gesellschafterversammlung der ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH abberufen.

wird zum stimmberechtigten Vertreter der Stadt in der Gesellschafterversammlung der ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH gewählt und

wird zum Stellvertreter ohne Stimmrecht in der Gesellschafterversammlung der ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH gewählt.“

Sachverhalt:

Zu I. Aufsichtsrat der ITEBO GmbH

Gemäß § 9 Abs. 2 des Gesellschaftsvertrages der ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH (ITEBO GmbH) entsendet jeder Gesellschafter ein stimmberechtigtes Mitglied in den Aufsichtsrat. Für jedes Aufsichtsratsmitglied kann der Gesellschafter einen Stellvertreter bestellen. Der Stellvertreter kann an den Sitzungen des Aufsichtsrates ohne Stimmrecht teilnehmen.

Gemäß § 138 Abs. 3 NKomVG entscheidet der Rat über die Entsendung von Vertretern der Stadt in den Aufsichtsrat einer Kapitalgesellschaft, sofern ein entsprechendes Entsenderecht besteht. Wird nur ein städtischer Vertreter (bzw. ein Stellvertreter) entsandt, so erfolgt die Entsendung bzw. Bestellung durch Beschluss des Rates gemäß § 66 NKomVG, da eine Wahl – anders als in § 138 Abs. 1 NKomVG – nicht vorgeschrieben ist.

Wegen der Nähe zu den operativen IT-Angelegenheiten der Stadt wurde dem Rat grundsätzlich vorgeschlagen, den für die städtische IT verantwortlichen Dezernenten als stimmberechtigtes Mitglied sowie den Leiter des für IT zuständigen Fachbereichs Zentrale Dienste als Stellvertreter ohne Stimmrecht in den Aufsichtsrat zu entsenden. Dieses Verfahren sollte grundsätzlich beibehalten werden.

Da aufgrund der Wahl von Herrn Dr. Kornblum zum Oberbürgermeister das Amt des für die IT-Angelegenheiten verantwortlichen Dezernenten bei der letzten erforderlichen Entscheidung über die Bestellung von Aufsichtsratsmitgliedern vakant war, hat der Rat in seiner Sitzung am 16. November 2021 entschieden, den Vertreter des Dezernenten und zugleich Leiter des für die IT zuständigen Fachbereichs Zentrale Dienste, Herrn Städt. Ltd. Dir. Henning Sack, als stimmberechtigtes Mitglied sowie den Leiter der Abteilung Informations- und Kommunikationstechnologie, Herrn Städt. Ltd. Dir. Dirk Hollenbach, als Stellvertreter ohne Stimmrecht in den Aufsichtsrat zu entsenden (siehe Drucksache 21-17150).

Die Stelle des für die städtische IT verantwortlichen Dezernenten konnte inzwischen mit Herrn Stadtrat Dr. Tobias Pollmann wiederbesetzt werden. Daher wird vorgeschlagen, Herrn Stadtrat Dr. Tobias Pollmann als stimmberechtigtes Mitglied in den Aufsichtsrat der ITBEO GmbH zu entsenden und Herrn Städt. Ltd. Dir. Henning Sack zum stellvertretenden Mitglied ohne Stimmrecht im Aufsichtsrat der ITEBO GmbH zu bestellen. Zuvor ist eine Abberufung der bisherigen von der Stadt bestellten Aufsichtsratsmitglieder erforderlich.

Zu II. Gesellschafterversammlung der ITEBO GmbH

Gemäß § 7 Abs. 2 des Gesellschaftsvertrages entsendet jeder Gesellschafter einen stimmberechtigten Vertreter in die Gesellschafterversammlung. Darüber hinaus kann jeder Gesellschafter einen weiteren Vertreter, der kein Stimmrecht in der Gesellschafterversammlung hat, entsenden. Im Falle der Verhinderung des stimmberechtigten Vertreters ist dieser berechtigt, dem stimmrechtslosen Vertreter Vertretungsvollmacht zu erteilen.

Nach § 138 Abs. 1 NKomVG werden Vertreter der Kommune u. a. in der Gesellschafterversammlung von Unternehmen, an denen die Kommune beteiligt ist, vom Rat gewählt. Da nur ein städtischer Vertreter in die Gesellschafterversammlung der ITEBO GmbH entsandt wird, erfolgt eine Wahl gemäß § 67 NKomVG.

Wegen der Nähe zu den operativen IT-Angelegenheiten der Stadt aber auch im Hinblick auf den zeitlichen Aufwand, der mit einer Anreise nach Osnabrück verbunden ist und vor dem Hintergrund, dass Gesellschafterversammlungen in der Regel am Tag einer Aufsichtsratssitzung terminiert werden, wurde in der Vergangenheit vorgeschlagen, die städtischen Aufsichtsratsmitglieder gleichfalls zu Vertretern in der Gesellschafterversammlung zu wählen.

Vor diesem Hintergrund hat der Rat in seiner Sitzung am 16. November 2021 entschieden, Herrn Städt. Ltd. Dir. Henning Sack zum stimmberechtigten Vertreter der Stadt in der Gesellschafterversammlung der ITEBO GmbH sowie Herrn Städt. Ltd. Dir. Dirk Hollenbach zum Stellvertreter ohne Stimmrecht zu wählen (siehe Drucksache 21-17152).

Es wird vorgeschlagen, dieses Verfahren beizubehalten. Aufgrund des unter I. vorgesehenen Wechsels im Aufsichtsrat der ITEBO GmbH ist auch eine Abberufung und Neubestellung der Vertreter der Stadt in der Gesellschafterversammlung der ITEBO GmbH erforderlich.