Beschluss:

„Der Vertreter der Stadt in der Gesellschafterversammlung der Flughafen Braunschweig-Wolfsburg GmbH wird angewiesen, die Änderung des Gesellschaftsvertrages gemäß dem in der Anlage benannten Wortlaut zu beschließen.“

Sachverhalt:

Der Finanz- und Personalausschuss hat in seiner Sitzung am 1. Juli 2021 Anweisungsbeschlüsse zur Änderung der Gesellschaftsverträge der städtischen Gesellschaften insbesondere im Hinblick auf die Durchführung von Aufsichtsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen als Videokonferenzen gefasst. Darüber hinaus sind weitere Anpassungen bzw. Klarstellungen z. B. im Hinblick auf konzerneinheitliche Regelungen zur Durchführung von Umlaufbeschlüssen und die Form und Frist der Ladung vorgesehen worden. Von dem Beschluss war auch die Flughafen Braunschweig-Wolfsburg GmbH (Flughafen GmbH) erfasst (siehe Drucksache 21-15709).

Der Beschluss der Gesellschafterversammlung der Flughafen GmbH zur Änderung des Gesellschaftsvertrages wurde aufgrund von weiterem Abstimmungsbedarf mit der Mitgesellschafterin Stadt Wolfsburg bislang noch nicht umgesetzt. Die Abstimmungen hinsichtlich der geäußerten Fragen und Kritikpunkte konnten jedoch inzwischen abgeschlossen werden.

Gegenüber den am 1. Juli 2021 beschlossenen Änderungen ergeben sich folgende Abweichungen:

Umlaufverfahren der Gesellschafterversammlung

Es bestand insbesondere Anpassungsbedarf hinsichtlich der vorgesehenen Änderung zu Umlaufbeschlüssen der Gesellschafterversammlungen. Vor dem Hintergrund, dass die Stadt Braunschweig in vielen Gesellschafterversammlungen von mehreren Personen vertreten wird und die Rückmeldung einzelner Vertreter der Stadt Braunschweig zum Teil mit großer zeitlicher Verzögerung erfolgte und der Umlaufbeschluss entsprechend erst sehr spät (nach Rücklauf aller Umlaufbeschlüsse) wirksam wurde, wurde folgende klarstellende Regelung vorgesehen:

„Erfolgt die Rückmeldung mindestens eines stimmberechtigten Vertreters innerhalb einer gesetzten angemessenen Frist, so gilt der Beschluss als gefasst.“

Diese Regelung war im Falle der Flughafen GmbH und der Mitgesellschafterin Stadt Wolfsburg missverständlich und hätte fälschlicherweise so zu verstehen sein können, dass auch die Rückmeldungen der Vertreter der Mitgesellschafterinnen nicht abgewartet werden müssen. Entsprechend wurde ein Wegfall dieser Regelung zwischen den Verwaltungen der Städte Braunschweig und Wolfsburg abgestimmt (siehe Synopse neue Fassung § 10 Abs. 6). Die Anpassung ist auch unkritisch, da die Flughafen GmbH zu den wenigen Gesellschaften gehört, bei denen die Stadt Braunschweig nur einen und nicht mehrere Vertreter in die Gesellschafterversammlung entsendet.

Protokollierung von Beschlüssen des Aufsichtsrates außerhalb von Sitzungen

Darüber hinaus soll ausdrücklich auch die Regelung beibehalten werden, dass auch Beschlüsse des Aufsichtsrates außerhalb von Sitzungen zu protokollieren sind (siehe Synopse alte Fassung § 9 Abs. 6 S. 2 und neue Fassung § 9 Abs. 5 S. 2).

Hybridsitzungen des Aufsichtsrates

Nach dem o. g. Beschluss wurde vorgesehen, dass Aufsichtsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen zukünftig als Präsenzsitzung oder Videokonferenz durchgeführt werden können. Telefonkonferenzen sowie Mischformen aus Präsenz-, Video- und Telefonkonferenzen sind nicht vorgesehen worden.

Es wird auch weiterhin grundsätzlich als zielführend erachtet, keine Hybridsitzungen vorzusehen.

Die beschlossene Regelung zur Anerkennung von Videokonferenzen als Sitzungen erfolgte unter der Voraussetzung, dass die Bild- und Tonübertragung während der gesamten Sitzung erfolgt und vor dem Hintergrund, dass das Medium damit dazu geeignet ist, intensiv miteinander zu kommunizieren und Meinungen zu den Tagesordnungspunkten qualifiziert auszutauschen, insbesondere auch durch die Möglichkeit, die Mimik und Körpersprache der anderen Mitglieder zu beobachten, Gedankenbeiträge zu visualisieren und Unterlagen zu präsentieren.

Vor diesem Hintergrund müsste auch bei Hybridsitzungen gewährleistet werden, dass es jedem Mitglied sowohl vor Ort als auch per Video möglich ist, die Gestik und Mimik aller anderen Mitglieder wahrzunehmen. Nach Einschätzung der Verwaltung stellt dies die Organisatoren vor zusätzliche technische Herausforderungen.

Zudem wurden Mischformen nicht vorgesehen, um grundsätzlich eine einfachere Organisation und Durchführung der Sitzung zu gewährleisten.

Daneben wurde der Aspekt berücksichtigt, dass es sich bei den städtischen Gesellschaften und ihren Aufsichtsratsmitgliedern um ortsansässige Unternehmen und Personen handelt, sodass es den Aufsichtsratsmitgliedern zuzumuten ist, sich die notwendige Zeit für die im Rahmen eines Jahres begrenzte Anzahl an Aufsichtsratssitzungen (in der Regel 2, bei einigen Gesellschaften auch 4) zu nehmen, um vor Ort anwesend sein zu können.

Weiter wird es als zielführend angesehen, zur Ausübung der gemeinsamen Aufgabe der Überwachung der Geschäftsführung einen unmittelbaren, persönlichen Kontakt zu den Aufsichtsratsmitgliedern und der Geschäftsführung zu pflegen. Daher sollte nach dem Verständnis der Verwaltung in der Regel das Instrument der Präsenzsitzung gewählt werden. Videokonferenzen und auch Hybridsitzungen sollten hierbei nur in besonderen Ausnahmefällen in Betracht gezogen werden

Im Gegensatz zu den anderen Gesellschaften bedeutet dies für die Flughafen GmbH eine Veränderung gegenüber dem bisherigen Verfahren. Aufgrund der derzeitigen offenen Formulierung im Gesellschaftsvertrag war es bislang bereits möglich, Aufsichtsratssitzungen in Form von Videokonferenzen oder Hybridsitzungen durchzuführen. Insbesondere vom Format der Hybridsitzung wurde in der Vergangenheit – wesentlich bedingt durch die begrenzten räumlichen Kapazitäten in der Pandemie – auch bereits Gebrauch gemacht.

Der Aufsichtsrat der Flughafen GmbH hat die Gesellschaftsvertragsänderung in seiner Sitzung am 2. Mai 2022 beraten und der Gesellschafterversammlung grundsätzlich die Anpassung empfohlen. Hinsichtlich der Durchführung der Aufsichtsratssitzungen hat sich der Aufsichtsrat jedoch dafür ausgesprochen, dass neben Präsenz- und Videokonferenzen auch Mischformen aus Präsenzsitzung und Videokonferenz (Hybridsitzung) möglich sein sollen.

Als Kompromiss wird daher vorgeschlagen bei der Flughafen GmbH grundsätzlich auch Hybridsitzungen als Form der Sitzung zuzulassen. Ergänzend soll aber klargestellt werden, dass in der Regel Präsenzsitzungen durchgeführt werden sollen. Bei Präsenzsitzungen können Sachverständige oder Gäste auch per Video hinzugeschaltet werden. Hybridsitzungen sollen nur in besonderen Ausnahmefällen, wie beispielsweise zum Infektionsschutz in einer pandemischen Lage, durchgeführt werden.

Bei der Gesellschafterversammlung soll hingegen die ursprünglich am 1. Juli 2021 beschlossene Regelung beibehalten werden, dass diese in Form von Präsenzsitzungen oder Videokonferenzen stattfinden können.

Im Übrigen wird vorgeschlagen, die weiteren bereits am 1. Juli 2021 beschlossenen Anpassungen unverändert umzusetzen.

Als Anlage ist die Synopse der aktuellen und neuen gesellschaftsvertraglichen Regelungen beigefügt. Diese sind mit der Mitgesellschafterin Stadt Wolfsburg sowie der Geschäftsführung der Flughafen GmbH abgestimmt.