Beschluss:

„Der Anmietung von Lagerflächen Berliner Platz 1 C, Untergeschoss, für einen festen Zeitraum von 10 Jahren mit anschließender zweimaliger Option um jeweils weitere 2,5 Jahre zu verlängern, wird zugestimmt.“

 

Sachverhalt:

Ausgangslage:

Im Verwaltungsgebäude BC III, Willy-Brandt-Platz 13 - 15, sind keine Flächen für Lager und Archive für die künftig nutzenden städtischen Organisationseinheiten eingeplant. Daher ist eine Anmietung außerhalb des Gebäudes in möglichst kurzer Entfernung erforderlich.

Sachverhalt:

Die in das Verwaltungsgebäude BC III einziehenden Organisationseinheiten verfügen an ihren derzeitigen dezentralen Standorten über ausreichend Lager- und Archivflächen. Mit dem Umzug in das neue Verwaltungsgebäude ist es daher erforderlich, in zumutbarer, kurzer Entfernung neue Lager- und Archivflächen zu generieren. Temporär wird die Fläche zunächst für das Wahlamt zur Lagerung von Unterlagen im Zusammenhang mit der bevorstehenden Landtagswahl genutzt.

Zudem muss die Archivfläche im Zwischengeschoss des Rathaus-Neubaus im Rahmen der Sanierung freigezogen werden.

Mit der Anmietung der Lagerflächen im Ringcenter wird zum einen ein Standort in zumutbarer Entfernung angeboten, der von allen im Verwaltungsgebäude BC III untergebrachten Organisationseinheiten genutzt werden kann, zum anderen können dort alle eingelagerten Unterlagen aus dem Rathauskomplex bis zur vollständigen Digitalisierung zwischengelagert werden. Eine weitere Nutzung wäre durch später folgende Abmietungen von Liegenschaften mit Lagerflächenanteil möglich. Die anzumietende Fläche soll vorrangig für die Unterbringung bereits bestehender Archive genutzt werden, um die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sicherzustellen. Im ersten Schritt der Aktendigitalisierung werden vorrangig laufende Akten gescannt.

Bei den Archivakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen lediglich dauerhaft benötige Unterlagen gescannt, bevor nach einer Bewertung durch das Stadtarchiv dann Akten vernichtet werden. Es ist davon auszugehen, dass der Umfang der Papierarchive in den Organisationseinheiten nach dem Ablauf von Aufbewahrungsfristen abnehmen wird.

Die anzumietende Nutzfläche am Berliner Platz 1 C umfasst ca. 1.500,00 m² inklusive Gemeinschaftsflächen und liegt im Untergeschoss. Die IT-Anbindung an das städtische Daten- und Telefonnetz ist bereits durch die Nutzung der Abt. Allgemeine Erziehungshilfe im 6. OG vorhanden und muss ab Übergabepunkt nur angebunden werden.  

Vorgesehen ist ein Mietvertrag ab dem 01.08.2022 mit einer festen Laufzeit von 10 Jahren bis zum 31.07.2032. Im Anschluss an diese Festlaufzeit werden der Stadt Braunschweig zwei einseitige Optionsrechte eingeräumt, um jeweils weitere 2,5 Jahre zu verlängern. Diese Absicht muss dem Vermieter 6 Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragsdauer schriftlich mitgeteilt werden.

Der Mietzins kann aufgrund der Lage und des Zustandes der Mietfläche als angemessen betrachtet werden.