Sachverhalt:

Zu der Anfrage der BIBS-Fraktion vom 6. September 2023 nimmt die Verwaltung wie folgt Stellung:

Der Verwaltung ist die hohe Relevanz, aber auch der mit dem Mandat einhergehende persönliche Aufwand eines Ehrenamtes als Mandatsträger*in in der Kommunalpolitik bewusst. Vor diesem Hintergrund agiert die Verwaltung hinsichtlich des erforderlichen zeitlichen Aufwandes der Mandatsträger*innen bereits mit größtmöglicher Sensibilität. Daneben verfolgt die Verwaltung bereits fortlaufend die Entwicklungen zur Ausgestaltung von Gremienarbeit, um diese - soweit möglich und sinnvoll - noch effektiver ausgestalten zu können. 

Dies vorausgeschickt, nimmt die Verwaltung wie folgt Stellung:

Zu Frage 1:

Bei der Festlegung der Sitzungstermine werden jeweils die fachlichen und räumlichen Anforderungen an die Durchführung der jeweiligen Sitzungen berücksichtigt. Auch bekannte Bedarfe, die im persönlichen Bereich der Ausschussmitglieder liegen (andere Mandate oder ähnliche berufliche Verpflichtungen), werden bei der Planung einbezogen und weitestmöglich berücksichtigt. Die verbindliche Festlegung für das gesamte Sitzungsjahr erfolgt so früh wie möglich und wird spätestens im Herbst des Vorjahres bekanntgegeben. Dadurch wird es für jedes Ausschussmitglied möglich, persönlich und individuell zu planen.

Leider lässt sich, beispielsweise auf Grund anderer unabdingbarer kurzfristiger Terminverpflichtungen oder unvorhersehbarer Besonderheiten, nicht vermeiden, dass eine Sitzung im Einzelfall verschoben oder eine Sondersitzung einberufen werden muss. Dabei handelt es sich jedoch um Ausnahmefälle.

Zu Frage 2:

Mit dem Ratsinformationssystem verfügt die Stadt Braunschweig bereits über ein Werkzeug, welches nicht nur umfassende Recherchen für eine effiziente kommunalpolitische Arbeit ermöglicht, sondern auch einen zeitgemäßen Weg bietet, die notwendigen Sitzungsunterlagen zur Verfügung zu stellen. Durch die elektronisch durchführbare Sitzungsvor- und -nachbereitung kann die Gremienarbeit entsprechend der individuellen Zeitbudgets effektiv gestaltet werden.

Zudem besteht seit dem letzten Jahr auch - unter bestimmten Voraussetzungen - die Möglichkeit, Sitzungen des Rates, des Verwaltungsausschusses, der Ausschüsse des Rates sowie der Stadtbezirksräte in hybrider Form durchzuführen (vgl. dazu Drs. 22-18678). Im Falle einer Hybridsitzung ist sodann eine Sitzungsteilnahme mittels Videokonferenztechnik von einem anderen Ort möglich. 

Die Dauer einer Sitzung häng jedoch insbesondere vom Umfang der jeweiligen Tagesordnung sowie den einzuhaltenden Vorgaben der Geschäftsordnung ab. Dies ist allerdings nur bedingt verwaltungsseitig beeinflussbar.

Zu Frage 3:

Die Verwaltung berücksichtigt selbstverständlich auch bei Workshops bzw. bei den entsprechenden Ansetzungen bereits den Aufwand für die Mandatsträger*innen und ist bestrebt, diese so effektiv wie möglich zu gestalten.

Die Ausgestaltung von Workshops hängt jedoch in besonderem Maße von deren Thema ab, so dass es jeweils einer individuellen Planung bedarf. Wie auch schon bei der Festlegung der Sitzungstermine muss dabei u.a. berücksichtigt werden, welche Akteur*innen zur zweckentsprechenden Durchführung zwingend erforderlich und wann diese verfügbar sind. Auch ist zu berücksichtigen, welche Räumlichkeiten benötigt werden und zu welchen Terminen diese gebucht werden können. Nicht zuletzt muss abgeschätzt werden, welcher Zeitaufwand (halbtags, ganztags oder ggf. nur stundenweise) für die Bearbeitung des Workshop-Themas nötig ist.

Die Ansetzung von Workshop-Terminen am Nachmittag ist insofern immer dann möglich und erfolgt auch, wenn diese Faktoren erfüllt sind.