Beschluss:

1. „Der Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG (BS|ENERGY) ist der Zuschlag für den Dienstleistungsvertrag Betrieb der öffentlichen Beleuchtung sowie der Lichtsignalanlagen und Verkehrsanlagen, Verkehrsmanagement und Parkraumbewirtschaftung in der Stadt Braunschweig zu erteilen.

2. Die Verwaltung wird ermächtigt, die derzeitigen Dienstleistungsverträge Leistungsbild Öffentliche Beleuchtung und Leistungsbild LSA/Verkehr vom 15. Dezember 2005 zum 31. Dezember 2025 ordentlich zu kündigen.“

Sachverhalt:

Ausgangslage

Zum 01. Januar 2006 hat die Stadt den Betrieb der öffentlichen Beleuchtung, des Verkehrsmanagements inklusive der Lichtsignalanlagen sowie der Verkehrszeichen und -einrichtungen privatisiert. Die Details der Aufgabenerfüllung wurden in den Dienstleistungsverträgen Leistungsbild Öffentliche Beleuchtung und Leistungsbild LSA/Verkehr geregelt.

Die mit der BS|ENERGY und der BELLIS GmbH geschlossenen Dienstleistungsverträge sehen eine Vertragslaufzeit von 20 Jahren vor. Danach verlängern sich die Verträge, jeweils um ein Jahr. Erstmals zum 31. Dezember 2025 ist eine ordentliche Kündigung möglich. Diese muss bis zum 31. Dezember 2024 erfolgen.

Eine Verlängerung der Verträge ist nicht zweckmäßig, weil der Verlängerungszeitraum von nur einem Jahr keine hinreichende Planungssicherheit bietet und sich die Verträge nach der 20jährigen Laufzeit mittlerweile als zu starr darstellen und insbesondere auch Themen, die aus heutiger Sicht infolge der fortschreitenden Entwicklung wichtig sind, nicht hinreichend abgebildet sind.

Vor diesem Hintergrund hat der Rat die Verwaltung mit Beschluss vom 21. März 2023 beauftragt, die Geschäftsbereiche der Öffentlichen Beleuchtung (ö. B.) sowie Lichtsignalanlagen, Verkehrsmanagement, Verkehrszeichen und Parkraumbewirtschaftung (Verkehr) in einem Vergabeverfahren neu auszuschreiben. Diesem Grundsatzbeschluss war eine fachgutachterliche Untersuchung von potentiellen Nachfolgelösungen in insbesondere organisatorischer, rechtlicher und wirtschaftlicher Hinsicht vorausgegangen. Wegen der Einzelheiten wird auf die entsprechende Beschlussvorlage (Drs. 23-20566) verwiesen.

Die nachfolgende Begleitung des Vergabeverfahrens hat sich in zwei Phasen aufgeteilt. Die erste Phase umfasste die Vorbereitung des Vergabeverfahrens. Die zweite Phase beinhaltete die Durchführung des eigentlichen Vergabeverfahrens.

Für beide Stufen wurde ein auf die Begleitung derartiger Projekte spezialisiertes und erfahrenes Team bestehend aus juristischen, betriebswirtschaftlichen und technischen Beratern beauftragt.

Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Die erste Stufe der Vorbereitung des Vergabeverfahrens beinhaltete die Analyse der monetären, technischen und rechtlichen Bestandssituation und mündete in der Erstellung der Vergabeunterlagen einschließlich des Entwurfes eines neuen Dienstleistungsvertrages.

Die Analyse erfolgte auf Basis des in der Vorlage zum Grundsatzbeschluss vorgestellten Gutachtens zur Nachfolgeregelung sowie der derzeitigen Vertragssituation. Im Rahmen dieser wurden

• die Bestandsdaten ausgewertet, insbesondere zum Investitionsbedarf,
• die technisch-wirtschaftlichen Rahmenbedingungen eruiert, insbesondere zum Anlagevermögen und
• die (vergabe-)rechtlichen Rahmenbedingungen geklärt.

Ausgehend von der Analyse der Ist-Situation erfolgte die Erstellung der Vergabeunterlagen, insbesondere des Entwurfes des zukünftigen Dienstleistungsvertrages sowie der Aufstellung der Eignungs- und Wertungskriterien für das Vergabeverfahren. Parallel wurde ein Konzept zur Vermeidung von Interessenkonflikten erstellt und umgesetzt.

Die zum Zeitpunkt des Grundsatzbeschlusses noch nicht abschließend geklärte Frage der Ausgestaltung der Vergabe ist dahingehend entschieden worden, dass die Leistungen im Wege einer Gesamtvergabe ausgeschrieben werden. Dies lag zunächst an der besonderen Rolle der Anlagen, insbesondere der Lichtsignalanlagen, für die Verkehrssicherheit. Deren ordnungsgemäßer Betrieb kann bei der Vergabe an einen Dienstleister mit weniger Schnittstellen, Haftungs- und Gewährleistungslücken in einem einheitlichen Verkehrsraum ermöglicht werden. Zudem werden die Tragsysteme sowohl von der Beleuchtung als auch von Lichtsignalanlagen genutzt. Vor diesem Hintergrund führt die gemeinsame Ausschreibung zu wirtschaftlich attraktiveren Angeboten, da Ressourcen besser genutzt und Skaleneffekte realisiert werden können.

Vertragsinhalte

Wesentlicher Bestandteil der Erstellung der Vergabeunterlagen war der Entwurf eines neuen Dienstleistungsvertrages sowie die Ausarbeitung der Leistungsbeschreibungen und -verzeichnisse, mit dem die Aufgaben des zukünftigen Auftragnehmers in den Bereichen ö. B. und Verkehr geregelt werden.

Als Grundlage für den Dienstleistungsvertrag ist dabei – wie schon in den aktuellen Dienstleistungsverträgen – ein Betreibermodell gewählt worden, welches sowohl die Durchführung von Erneuerungs- und Investitionsmaßnahmen als auch die Energiebeschaffung umfasst (sog. All-Inklusive-Modell). Nicht Gegenstand des Dienstleistungsvertrages ist die Übertra-

gung des Eigentums an dem für die Tätigkeiten genutzten Anlagevermögens auf den Betreiber. Die Stadt ist und bleibt demnach Eigentümerin der Anlagen. Dem Betreiber wird jedoch eine unentgeltliche Nutzungsbefugnis an den Anlagen zur Durchführung des Vertrages eingeräumt.

Im Bereich der ö. B. ist der Betreiber insbesondere für die technische Betriebsführung, die Wartung und Instandhaltung, die Erneuerung, den Neu- und Rückbau der Beleuchtungsanlagen verantwortlich. Der Betreiber schuldet deswegen in Summe nicht eine rein anlassbezogene Tätigkeit, sondern den Beleuchtungserfolg insgesamt.

Der Bereich Verkehr umfasst den Betrieb der Lichtsignalanlagen und der Verkehrsanlagen sowie das Verkehrsmanagement und die Parkraumbewirtschaftung. Der Betreiber ist insbesondere für die technische Betriebsführung, die Wartung und Instandhaltung sowie für die Erneuerung, den Neu- und Rückbau der Anlagen verantwortlich. Daneben trifft den Betreiber die Pflicht zur Sicherstellung, Archivierung und Datenhaltung der über die Verkehrsinfrastruktur sowie des Verkehrsmanagements erhobenen Daten für weitere städtische Anwendungen und Informationssysteme.

Abgerundet wird das Vertragswerk mit der Verpflichtung zu einem regelmäßigen Berichtswesen. Die Stadt hat zudem jederzeit Zugriff auf die maßgeblichen Betriebs- und Bestandsdaten der Bereiche ö. B. und Verkehr.

Als Vertragslaufzeit ist ein Zeitraum von 15 Jahren vorgesehen, mit einer Option auf Verlängerung um weitere 5 Jahre. Die kürzere Grundlaufzeit ermöglicht es einerseits, sofern erforderlich, schneller auf technische Fortschritte reagieren zu können. Andererseits bietet die Verlängerungsoption um fünf Jahre einen hinreichend langen Zeitraum für eine Vertragsverlängerung.

Auch die Themen Personal und Wirtschaftsgüter wurden betrachtet. Ein Rückkauf der im Rahmen der damaligen Privatisierung verkauften Wirtschaftsgüter (insbesondere Fahrzeuge und Geräte, Büro- und Geschäftsausstattung sowie der mobile Lagerbestand) seitens der Stadt ist aufgrund der Entscheidung zur Neuausschreibung nicht zweckmäßig und auch nicht erforderlich. Das arbeitsrechtlich bestehende Rückkehrrecht der noch verbleibenden zwölf ehemaligen städtischen Beschäftigten wird nach Abschluss des Vergabeverfahrens separat zwischen den betroffenen Parteien geklärt. Es ist voraussichtlich nicht davon auszugehen, dass die entsprechenden Mitarbeiter von ihrem Rückkehrrecht Gebrauch machen werden.

Investitionen und Optimierungspotentiale

Im Rahmen der Bestandsanalyse und im Rahmen der Erstellung der Vergabeunterlagen ist ein besonderes Augenmerk auf die Bereiche Investition und Optimierungspotentiale gelegt worden.

Insbesondere im Bereich der ö. B. besteht für den zukünftigen Vertragszeitraum die Besonderheit, dass erhebliche Erneuerungsmaßnahmen erforderlich werden. Hintergrund ist, dass ein großer Teil der Anlagen Ende der 1960er und in den 1970er Jahren errichtet wurde. Da die Tragsysteme (Lichtmasten) in der Regel nach ca. 60 Jahren ihre betriebsübliche Nutzungsdauer erreichen, sind in den kommenden Jahren aufgrund der Altersverteilung umfangreiche Investitionen erforderlich. Nur so kann das derzeitige Qualitätsniveau der ö. B. erhalten bleiben.

Im Bereich Verkehr stehen ebenfalls erhebliche Investitionen an. Genannt sei hier beispielsweise die Erneuerung des Parkleitsystems. Aufgrund des dargestellten Bedarfs ist deshalb im Dienstleistungsvertrag für Erneuerungsinvestitionen ein festes jährliches Budget in Höhe von 5 Mio. € vorgesehen.

Des Weiteren haben sich deutliche Optimierungspotentiale im Rahmen der Neuausschreibung gezeigt. Beispielhaft sei dabei im Bereich der ö. B. die beschleunigte Umstellung der derzeit verwendeten Leuchtmittel auf LED-Technik zu nennen. Die frühzeitig zu Vertragsbeginn vorgesehene Umstellung führt zu einer deutlichen Reduktion des Stromverbrauchs während der restlichen Vertragslaufzeit. Dabei stellt der Stromverbrauch ca. 1/3 der gesamten Kosten bei der ö. B. dar. Hinzu kommt, dass LED-Leuchtmittel weniger wartungsintensiv als klassische Leuchtmittel sind. Mit der Umsetzung dieser Energieeffizienzmaßnahme kann ein Beitrag zum nachhaltigen Umgang mit Ressourcen, bei gleichzeitiger Reduktion der Stromkosten generiert werden. Zudem werden auch ökologische Ziele wie der Erhalt der Artenvielfalt durch die Verwendung insektenfreundlicher Lichttemperaturen verfolgt und künftig stadtweit umgesetzt. Der Betrieb ist ausschließlich mit Ökostrom vorgesehen.

Ebenso sind eine Erneuerung des Parkleitsystems und die Bevorrechtigung bestimmter Teilnehmergruppen des Straßenverkehrs (z. B. Feuerwehr, ÖPNV) als Bereiche mit Optimierungspotenzial erkannt worden. Aus diesem Grund wurde im Rahmen der Ausschreibung besonderer Wert auf die Umstellung auf neue Technologien gelegt.

Durchführung des Vergabeverfahrens

Die Ausschreibung erfolgte in Form eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb und startete mit der Veröffentlichung im EU-Amtsblatt am 24. Mai 2024. Eine vorgeschaltete Marktanalyse war nicht erforderlich, weil der Markt aufgrund der fachlichen Expertise der ausgewählten Berater sowie der Verwaltung bekannt war.

Teilnahmewettbewerb

Im Rahmen des vorgeschalteten Teilnahmewettbewerbes erfolgte zunächst eine Auswahl der am weiteren Verfahren beteiligten Bieter. Hierzu konnten interessierte Bewerber bis zum 24. Juni 2024 Teilnahmeanträge einreichen. Nach Ablauf der Frist erfolgte eine Prüfung der eingegangenen Teilnahmeanträge. Diese beinhalteten insbesondere die Feststellung der Eignung der Bewerber anhand der in der Ausschreibung benannten Kriterien. Es wurden dabei die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (30 %) einerseits und die technische Leistungsfähigkeit (70 %) andererseits zugrunde gelegt.

Verhandlungsverfahren

An den Teilnahmewettbewerb schloss sich das Verhandlungsverfahren mit der Aufforderung der Bieter zur Abgabe eines indikativen Erstangebotes bis zum 11. Juli 2024 an. Bei Angebotsabgabe war neben dem Preisblatt auch ein Konzept für Betrieb und Instandhaltung sowie für Erneuerung in den Bereichen ö. B. und Verkehr vorzulegen. In den Erneuerungskonzepten war insbesondere die Steuerung von Beleuchtungsanlagen und der Einsatz innovativer Technologien, mit besonderem Augenmerk auf Energieeffizienzmaßnahmen darzustellen.

Nach Prüfung und Auswertung der indikativen Angebote erfolgten Vertragsverhandlungen mit den Bietern. Im Anschluss an die zwei Verhandlungsrunden legten die Bieter ihre finalen Angebote fristgerecht zum 05. November 2024 vor. Auf Grundlage der finalen Angebote wurde die abschließende Prüfung und Wertung nach Maßgabe der in der Ausschreibung benannten Wertungskriterien vorgenommen. Die Wertung der Angebote erfolgte anhand des Gesamtpreises (65 %) und der oben genannten Konzepte (35 %).

Ergebnis und Bewertung

Die Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG (BS|ENERGY) hat ihre finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit sowie ihre technische und berufliche Leistungsfähigkeit, mithin ihre Eignung, anhand der von der Stadt Braunschweig im Rahmen der Ausschreibung festgelegten Eignungsnachweise nachgewiesen.

Das finale Angebot der BS|ENERGY stellte anhand der Wertungskriterien das wirtschaftlichste Angebot dar. Aufgrund der Angebotsprüfung und -wertung wird daher empfohlen, den Auftrag auf das Angebot der Firma Braunschweiger Versorgungs-AG & Co. KG (BS|ENERGY) zu erteilen.

Parallel sind die derzeitigen mit der BS|ENERGY und der BELLIS GmbH geschlossenen Dienstleistungsverträge vom 15. Dezember 2005 zum 31. Dezember 2025 ordentlich zu kündigen.

Für weitere Details des Vergabeverfahrens wird auf die nichtöffentliche Anlage 1 verwiesen.