Sachverhalt:
Die Stadt Braunschweig zeigt in den letzten Jahren vermehrte Bemühungen, modernere und effizientere Verwaltungsstrukturen durch die Umsetzung verschiedener Digitalisierungsprojekte zu erreichen.

Trotzdem gibt es einige Bereiche in denen noch starker Verbesserungsbedarf herrscht. So werden Abfragen bei Institutionen wie Betrieben, Schulen, Sportvereinen, sozialen und kulturellen Trägern oder Pflegeeinrichtungen per E-Mail durchgeführt, mit der Bitte um Freitext-Rückmeldungen. Diese Freitext-Rückmeldungen bedürfen einer manuellen Auswertung und Aufbereitung durch Verwaltungsmitarbeitende, was zeit- und ressourcenintensiv ist.

Dabei gibt es für diese Praxis zahlreiche digitale Lösungen, wie vielseitige Umfragetools (auch open source). Solche Tools bieten strukturierte, automatisierte und benutzerfreundliche Alternativen, die Verwaltungsprozesse erheblich optimieren könnten.

Die Vorteile digitaler Abfragen sind unter anderem:

• Zeitersparnis: Befragte können über vordefinierte Formate (z.B. Multiple-Choice, Skalen, Dropdown-Menüs) schnell antworten. Die automatische Auswertung reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich.

• Kostenersparnis: Personalkosten werden durch weniger manuelle Arbeit reduziert.

• Bessere Datenqualität: Strukturierte Eingaben minimieren Fehler, Missverständnisse und unvollständige Antworten.

• Automatisierte Auswertung und Visualisierung: Ergebnisse werden in Echtzeit in Diagrammen, Tabellen oder Berichten dargestellt, die direkt für z.B. Präsentationen verwendet werden können.

• Skalierbarkeit und Flexibilität: Vielseitige Tools eignen sich auch für Abfragen an großen Gruppen, mit Optionen für Anonymität, Fristen oder Erinnerungen.

• Benutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit: Gerade angesichts der vielfältigen Adressat*innen der Umfragen liefern Tools intuitive Oberflächen, Mehrsprachigkeit und Barrierefreiheit (z.B. Screenreader-Kompatibilität). Das fördert Inklusion und erhöht die Zahl der Rückmeldungen.

• Datenschutzkonformität: DSGVO-konforme Tools bieten sichere Datenverarbeitung, Verschlüsselung sowie Löschoptionen.

• Integration in digitale Systeme: Passende Tools könnten mit Verwaltungssystemen verknüpft werden, um Prozesse zu automatisieren.

Daher fragen wir:

1. Welche Gründe verhindern derzeit die Ablösung der manuellen E-Mail-Abfragen durch digitale Umfragetools oder Open-Source-Lösungen in der Stadtverwaltung?

2. Falls die Möglichkeiten digitaler Umfragetools schon in einzelnen Fachbereichen angewendet werden, weshalb wurden diese Verbesserungen bislang nicht verwaltungsübergreifend übernommen?

3. Welche Tools oder Pilotprojekte zur digitalen Abfrage sollen innerhalb welches Zeitraums implementiert werden?