Der Verwaltungsausschuss beschließt:

Die Verwaltung wird beauftragt, zu prüfen wie die bestehende Lücke in der städtischen IT-Infrastruktur des Rates geschlossen werden kann, indem eine datenschutzkonforme Collaboration-Plattform bereitgestellt wird, die den Mitarbeitenden der Fraktionsgeschäftsstellen an ihren städtischen Arbeitsplatzrechnern und den Ratsmitgliedern auf den städtischen Leih-iPads gleichermaßen zur Verfügung steht. Als technisches Vorbild kann die Open-Source-Plattform Nextcloud dienen, die von zahlreichen deutschen Kommunen und Behörden auf eigener Infrastruktur betrieben wird.

 

Die Plattform muss folgende Anforderungen erfüllen:

- Gemeinsamer fraktionsinterner Kalender mit Synchronisation auf alle dienstlichen Endgeräte

- Gemeinsames fraktionsinternes Adressbuch / Kontaktverzeichnis

- Gemeinsame fraktionsinterne Aufgabenverwaltung

- Gemeinsamer fraktionsinterner verschlüsselter Speicher zur kollaborativen Dokumentenbearbeitung

- Zugriff ausschließlich für berechtigte Mitglieder der jeweiligen Fraktion oder Gruppe – keine öffentliche oder fraktionsübergreifende Einsicht

- Betrieb ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union

- Vollständige Konformität mit der DSGVO sowie den Empfehlungen der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen (LfD Nds.)

 

Die Verwaltung legt dem FPDA zum 17. September 2026 einen Bericht mit der vorgeschlagenen technischen Lösung, den  Kosten und einem Zeitplan für eine Einführung vor.

 

1. Die konkrete Lücke in der städtischen IT-Infrastruktur

 

Die Stadt Braunschweig stellt den Mitarbeitenden der Fraktionsgeschäftsstellen städtische Arbeitsplatzrechner zur Verfügung und hat Ratsmitglieder mit Leih-iPads ausgestattet. Beide Gruppen nutzen damit städtische Geräte – sind jedoch digital nicht miteinander verbunden.

Ein konkretes Beispiel verdeutlicht das Problem: Die Mitarbeitenden der Fraktionsgeschäftsstellen können an ihren städtischen Rechnern keinen Termin eintragen, der automatisch auf den iPads der Ratsmitglieder ihrer Fraktion erscheint. Eine solche Synchronisation – zwischen städtischen Geräten, für eine abgeschlossene Gruppe – ist technisch nicht vorgesehen. Dasselbe gilt für gemeinsame Dokumente, Kontaktlisten und Aufgaben.

Wichtig zu verstehen ist dabei: Es handelt sich nicht um öffentliche Informationen, sondern um fraktionsinterne Arbeitsdaten, die ausschließlich den Mitgliedern der jeweiligen Fraktion oder Gruppe zugänglich sein sollen – vergleichbar mit den internen Abläufen eines Büros.

 

2. Aktuelle Praxis: private Hilfslösungen außerhalb der EU

 

Da die städtische IT diese Verbindung nicht herstellt, greifen Ratsmitglieder und Fraktionsgeschäftsstellen auf private digitale Dienste als zweite, parallele Lösung zurück. Diese Dienste stammen überwiegend von Anbietern mit Unternehmens- und Serverstandorten außerhalb der Europäischen Union.

Dies ist aus mehreren Gründen problematisch:

Die Verarbeitung personenbezogener und politisch relevanter Daten auf Servern außerhalb der EU entspricht nicht den Anforderungen der DSGVO. Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen empfiehlt kommunalen Mandatsträgerinnen und Mandatsträgern ausdrücklich, für die Ratstätigkeit auf kommunal bereitgestellte, datenschutzkonform ausgestaltete Systeme zurückzugreifen. Der aktuelle Zustand widerspricht dieser Empfehlung. Die parallele Nutzung privater Dienste neben der städtischen IT erhöht die Komplexität und Fehleranfälligkeit der täglichen Arbeit und schafft unnötige Sicherheitsrisiken.

 

3. Lösungsansatz: Nextcloud als bewährtes kommunales Modell

 

Die beschriebene Lücke lässt sich mit der Open-Source-Plattform Nextcloud schließen. Nextcloud bietet alle benötigten Collaboration-Funktionen – Kalender mit Gerätesynchronisation, Kontakte, Aufgaben und gemeinsamen Dokumentenspeicher – und kann vollständig auf städtischen oder kommunalverbandlichen Servern innerhalb der EU betrieben werden.

Nextcloud ist keine experimentelle Lösung: Die Landeshauptstadt Stuttgart betreibt Nextcloud für über 14.000 Mitarbeitende der Stadtverwaltung. Zahlreiche weitere Kommunen, Bundes- und Landesbehörden setzen auf dieselbe Plattform. Speziell für den kommunalen Einsatz gibt es darüber hinaus fertige Betreibermodelle, etwa über kommunale IT-Dienstleister.

 

4. Finanzielle Auswirkung

 

Da beide Seiten – Fraktionsgeschäftsstellen und Ratsmitglieder – bereits mit städtischen Geräten arbeiten, ist die Integration einer solchen Plattform keine grundlegende Neuanschaffung, sondern die Erweiterung einer bestehenden Infrastruktur um eine fehlende Verbindung.

 

5. Zeitlicher Rahmen

Mit der Kommunalwahl im Herbst 2026 beginnt eine neue Ratsperiode. Eine rechtzeitige Einführung der Plattform ermöglicht es, dass der neu gewählte Rat seine Arbeit von Beginn an auf einer datenschutzkonformen städtischen Infrastruktur aufbauen kann – ohne Rückgriff auf private Hilfslösungen.