1. Die Verwaltung setzt SAP weiterhin als strategisches Produkt im Bereich des Finanzwesens ein und ersetzt die aktuell genutzte BW-Lösung durch das Produkt SAP Analytics Cloud (SAC). Für das Personal- und Organisationsmanagement weitet die Verwaltung die Zusammenarbeit mit der Fa. ITEBO GmbH aus und stellt in diesem Bereich zukünftig auf die cloudbasierte SAP-Plattform „SuccessFactors“ um.

 

2. Unter Inanspruchnahme der unter Punkt 4 Finanzierung aufgezeigten Deckungsmittel wird die Bereitstellung der überplanmäßigen Haushaltsmittel in Höhe von 512.100,00 Euro zugestimmt.
 

1. Ausgangslage:

 

Mit Drucksache 11019/07 wurde durch den Finanz- und Personalausschuss in seiner Sitzung am 15. Februar 2007 die IT-Strategie der Stadtverwaltung Braunschweig beschlossen. In dieser ist unter Ziffer 4.3.5 Software von SAP als strategisches Produkt definiert. Die SAP-Software ist im Finanzwesen seit 2006 auf kameraler Basis und ab 2008 auf doppischer Basis ohne Unterbrechung im Einsatz.

 

Die SAP SE & Co. KG wird für die bei der Stadt Braunschweig eingesetzten SAP-Versionen den regulären Support zum 31.12.2027 einstellen. Für die Jahre 2028 bis 2030 ist ein zeitlich erweiterter Support zu erhöhten Kosten möglich. Nach diesem Zeitpunkt ist ein wirtschaftlich und technisch tragfähiger Betrieb nicht mehr gewährleistet. Es ist daher erforderlich, die bei der Stadt Braunschweig betriebenen SAP-Systeme spätestens zum 31.12.2030 auf die strategische Nachfolgeplattform S/4HANA umzustellen. Mit Einführung von S/4HANA hat die SAP ein neues Lizenzmodell etabliert, welches den Neuerwerb entsprechender S/4HANA-Lizenzen voraussetzt. Bestehende SAP-Lizenzen werden dabei unter Anrechnung des ursprünglichen Kaufpreises in jährlich sinkender Ratierung angerechnet. Für die Stadt Braunschweig bedeutet das, dass der gesamte Lizenzpool aller Systeme der Stadt Braunschweig nur komplett auf S/4HANA-Lizenzen umgestellt werden kann. Eine Teilumstellung für beispielsweise einzelne Systeme ist nicht möglich. Mit Umstellung einer städtischen SAP-Lösung wird daher ein Neuerwerb von Lizenzen für alle städtischen SAP-Systeme notwendig. Neben der notwendigen Durchführung entsprechender Migrationsprojekte wird dabei insbesondere auch der Erwerb neuer Lizenzen erforderlich.

 

Während für das Finanzwesen System eine strategische Entscheidung hinsichtlich eines infrage kommenden SAP basierenden Nachfolgeproduktes noch nicht gefallen ist, wird im Fachbereich 65 die Migration des bestehenden Systems auf S/4HANA derzeit vorbereitet.

 

Neben diesen Systemen wird für die Personalkostenabrechnung der Stadt für monatlich über 6.000 Gehaltszahlungen (Verwaltung und städtische Gesellschaften) die SAP basierende Fachanwendung Kommunalmaster HR des Anbieters Komm.ONE genutzt. Der Support und die Wartung für die aktuell eingesetzte Version werden durch die Komm.ONE bereits mit Ablauf des Jahres 2026 eingestellt, so dass eine Systemumstellung noch im Jahr 2026 zwingend erforderlich wird, da ansonsten eine Zahlbarmachung der Besoldung und Gehälter für den Monat Januar 2027 nicht mehr erfolgen kann. Vorarbeiten und Testläufe bedingen hierbei eine sofortige Lizenzumstellung auf die einzig verbleibende SAP-Plattform S/4HANA.

 

Die Kosten für den Erwerb der stadtweit genutzten Lizenzen belaufen sich hierbei auf
rd. 1,5 Mio. Euro brutto.

 

2. Personal- und Organisationsmanagement

 

Die Stadt Braunschweig ist mit über 4.500 Mitarbeitenden die zweitgrößte kommunale Arbeitgeberin in Niedersachsen. Im Zuge der vorgenannten Lizenzumstellung plant die Verwaltung auch, das seit über 20 Jahren im Einsatz befindende Personal- und Organisationsmanagementsystem, das aktuell nicht auf SAP basiert und nicht mehr dem aktuellen Standard entspricht, stark fehleranfällig und im Ergebnis abgängig ist, durch ein neues System zu ersetzen.

 

Aus wirtschaftlichen, organisatorischen und technischen Gründen plant die Verwaltung im Zuge der o. g. Lizenzumstellung für die Personaladministration und das Organisationsmanagement auf das auf SAP basierende strategische Produkt SuccessFactors, ein cloudbasiertes System für HR-Prozesse, umzusteigen, zumal es das einzig zukunftsfähige System der SAP für diesen Bereich ist. Viele Neu- und Weiterentwicklungen werden ausschließlich nur noch für die Cloud-Version konzipiert. SAP SuccessFactors ist schon heute nur noch in der Cloud einsetzbar. Gewährleistet sind sämtliche IT-Sicherheitsanforderungen, die notwendigen Zertifizierungen für den kommunalen Betrieb werden ebenfalls erfüllt.

 

Mit der Umstellung im Personal- und Organisationsmanagementbereich auf SAP verfolgt die Verwaltung das in der IT-Strategie der Stadt Braunschweig niedergeschriebene Ziel der Vereinheitlichung bzw. Standardisierung strategischer Fachverfahren, um so größtmögliche Synergieeffekte erzielen zu können. Nicht nur die Datenqualität lässt sich durch eine Umstellung auf SAP SuccessFactors verbessern, auch können Mitarbeitende zukünftig durch die Möglichkeit eines Self-Service-Portals Änderungen über ein Workflowsystem anstoßen bzw. Bescheinigungen digital abrufen. Zudem ergibt sich eine wesentlich bessere Analyse bzw. Steuerung des Personalwesens.

 

Im Zuge der Vertragsverhandlungen mit der ITEBO GmbH zur Umstellung der S/4/HANA-Lizenzen konnte die ITEBO GmbH im Rahmen eines Inhousegeschäftes auch ein Angebot zur Einführung von SuccessFactors vorlegen. Die Kosten für die Miete (Subscription) für bis zu 6.500 zu verwaltende Mitarbeitende (Stadtverwaltung, Städtische Gesellschaften) belaufen sich auf jährlich rd. 860.000 Euro brutto. Da die SAP ein strategisches Interesse an der Ausweitung der Cloudsysteme hat, können der Stadt bei gleichzeitigem Erwerb der unter 1. genannten Lizenzen sowie der Miete von SuccessFactors hohe Rabatte eingeräumt werden.

 

Hinzukommen verteilt über die nächsten drei Jahre Projektierungskosten von jährlich rd. 300.000 Euro brutto.

In den Umstellungsprozess wird die Verwaltung die Personalvertretung eng einbinden und die gesetzlichen Mitbestimmungsrechte nach dem Niedersächsischen Personalvertretungsrecht (NPersVG) wahren.

 

3. Finanzwesen

 

Aufgrund der starken Ausrichtung des SAP-Finanzwesen Systems auf die Belange der Stadt Braunschweig ist dieses mittlerweile sehr komplex geworden und daher nur noch unter erheblichem Aufwand zu pflegen. Auch Personalfluktuation und der voranschreitende Fachkräftemangel erschweren die Wartung und die Fortentwicklung dieses Systems. Eine Überführung des vorhandenen Finanzwesen Systems in die neue SAP-Welt ist daher nicht möglich. Ein kompletter Neuaufbau ist damit erforderlich. Prämisse für den Neuaufbau ist daher der Einsatz einer kommunalen SAP-Standardlösung, so dass Eigenentwicklungen und Modifikationen bestehender Programme möglichst komplett vermieden werden und die Durchführung notwendiger Anpassungen durch den Anbieter sichergestellt ist. Wie bereits erwähnt, ist eine strategische Entscheidung hinsichtlich eines infrage kommenden Produktes noch nicht gefallen. Die Projekt- und Beschaffungskosten werden gem. Kostenindikation vom 08. Mai 2026 aktuell auf rund 4,3 Mio. € brutto verteilt auf 2 Jahre geschätzt. Die jährlichen Wartungskosten (ohne SAP-Wartung) werden auf jährlich 345.000 € brutto geschätzt. Der Umstellungszeitpunkt wird sich aus einer noch aufzustellenden Projektplanung ergeben.
 

Mit der Neubeschaffung der SAP-Lizenzen bietet sich durch die seitens SAP eingeräumten hohen Rabatte (s.u. unter Lizenzen), bereits jetzt eine wirtschaftlich sinnvolle Möglichkeit, das bestehende BW-System durch das strategische Nachfolgeprodukt SAC (SAP Analytics Cloud) zu ersetzen. Das BW-System ist eine Datenplattform und stellt die Basis für beispielsweise wesentliche Berichte des Haushaltsplans dar. Auch hier wird der Support durch SAP zum Jahresende 2027 eingestellt werden. Durch die Cloud-Strategie der SAP ist damit ein zukunftssicherer Betrieb und die Integration in die bestehende SAP-Landschaft sichergestellt. Die Kosten hierfür belaufen sich auf jährlich rd. 85.000 Euro brutto.

 

4. Finanzierung

 

Die Finanzierung der entstehenden Kosten stellt sich wie folgt dar:

Für die für die Kernverwaltung ohne den Fachbereich Gebäudemanagement und Referat Hochbau in 2026 erforderliche Beschaffung der Nutzungsrechte sowie zur Finanzierung der laufenden Kosten des Jahres 2026 (Softwarewartung und Subscription) stehen im Haushalt 2025/2026 in den Budgets der Teilhaushalte Zentrale Dienste und Finanzen entsprechende Haushaltsmittel zur Verfügung.

 
Der auf den FB 10 entfallende Aufwandsanteil i. H. v. brutto 512.037,60 Euro für die laufenden Kosten ist sachgerecht aus dem Projekt 4S.100002.01.505 - FB 10: Instandhaltungen – Sachkonto 422140 – Aufwendungen für Wartung Software - zu finanzieren. Da der bisherige Haushaltsansatz mit 32.400 Euro nicht ausreicht, um den sich hieraus ergebenden Finanzierungsbedarf zu decken sind gem. § 117 NKomVG in Höhe von 512.100,00 Euro entsprechende Haushaltsmittel überplanmäßig bereitzustellen. Deckungsmittel stehen bei dem Projekt 4S.200038.00.505, Sachkonto 422140 – Aufwendungen für Wartung Software –, zur Verfügung, aus dem u. a. auch der auf FB 20 entfallene Anteil (194.269,48 Euro) finanziert wird. Eine Nachveranschlagung in 2027 ff. ist nicht erforderlich.

 

Für die Beschaffung der Nutzungsrechte sowie für die laufenden Kosten des Fachbereichs Gebäudemanagement und Referat Hochbau stehen entsprechende Haushaltsmittel im Haushalt 2025/2026 der Sonderrechnung Fachbereich 65 Hochbau und Gebäudemanagement zur Verfügung.

Der sich hieraus für die Folgejahre 2027 ff. ergebende Finanzierungsbedarf wird in der erforderlichen Höhe bei der Haushaltsplanung der Kernverwaltung sowie bei der Sonderrechnung Fachbereich 65 Hochbau und Gebäudemanagement mit vorgesehen.

5. Hinweis auf Vergabevorlage im AMTA

Es ist vorgesehen, in dem Ausschusses für Mobilität, Tiefbau und Auftragsvergaben (AMTA) in der Sitzung am 30.06.2026 (Drucksache 26-29180) die Auftragsvergabe der SAP-Lizenzen und Subscription an die ITEBO GmbH vorbehaltlich der Zustimmung des Rates zur Beschlussfassung vorzulegen.