Die Verwaltung wird gebeten, bei der weiteren Ausgestaltung des internen Digitalisierungsprozesses insbesondere die folgende Aspekte zu prüfen und zu berücksichtigen:

1. Um die veränderten Prozesse im Arbeitsleben zukünftig angemessen zu berücksichtigen, sollen Büro- und Arbeitskonzepte in der Stadtverwaltung neu überdacht werden. Als ein Teilaspekt eines neuen Konzeptes ermöglicht die Verwaltung allen Mitarbeiter*innen, sofern deren Arbeitsplatzbeschreibung dies zulässt, auf Wunsch auch nach der Corona-Pandemie an mehreren Tagen im Monat ins Homeoffice zu wechseln. Dazu wird im engen Dialog mit dem Personalrat eine entsprechende Betriebsvereinbarung bis zum dritten Quartal 2021 vorbereitet, die einen schrittweisen Übergang vorsieht.

2. Den Mitarbeiter*innen wird in ausreichender Anzahl die entsprechende Hardware und Lizenzen, ggf. auch außerhalb von bestehenden Rahmenverträgen, zur Verfügung gestellt. Bedarfe werden spezifisch für die jeweiligen Fachbereiche erhoben. Die Kapazitäten der VPN-Zugänge werden dauerhaft so ausgebaut, dass das Arbeiten von zu Hause aus für alle betroffenen Mitarbeiter*innen möglich ist.

3. Die Mitarbeiter*innen werden zukünftig verstärkt in IT-Sicherheitsfragen geschult und beraten.

4. Die Verwaltung verstärkt den Aus- und Weiterbau eines digitalen Dokumenten-, Prozess- und Archivmanagements.

5. Die Verwaltung arbeitet darauf hin, zukünftig sämtliche Bürgeranliegen im Rahmen ihrer Möglichkeiten digital anbieten zu können. Dabei darf parallel der Bürgerservice in Form von Beratung und Hilfestellung für alle Bevölkerungsgruppen nicht verloren gehen.

6. Bei der Besetzung neuer oder vorhandener Gremien, die sich mit Digitalisierung oder Smart City beschäftigen, werden Gleichstellungsaspekte besonders berücksichtigt.

7. Über die Umsetzung und Planung dieser und weiterer Aspekte wird in einem jährlichen Digitalisierungsbericht informiert. Dieser wird erstmals für das Jahr 2021 erstellt.

8. Die benötigten Personal- und Sachressourcen werden bereitgestellt.

Sachverhalt:

Die Ausgestaltung der Digitalisierung der internen Verwaltungsarbeit ist ein Prozess, der als Teil der inneren Organisation der Verwaltung nicht unter die Beschlusskompetenz des Rates fällt. Die Fraktion Bündnis 90/Die Grünen ist sich dieses Umstands sehr wohl bewusst. Dennoch hat die aktuelle Corona-Krise eklatante Schwächen beim Digitalisierungsprozess offenbart, die aus unserer Sicht schnellstmöglich beseitigt werden sollten. Mit diesem Antrag sollen Aspekte aufgezeigt werden, die aus unserer Sicht bei der weiteren Gestaltung des Digitalisierungsprozesses notwendig sind. Außerdem verstehen wir diesen Antrag als Angebot an die Verwaltung, diesen Prozess in enger Kooperation von Politik und Verwaltung gemeinsam zu steuern und mit den notwendigen Ressourcen auszustatten.

Zu den Punkten im Einzelnen:

Zu 1: Die Verwaltung hat nach Ausbruch der weltweiten Corona-Pandemie im März 2020 die Voraussetzung geschaffen um ein Arbeiten von zuhause aus zu ermöglichen. Zuerst wurde für rd. 500 Beschäftigte die technische Infrastruktur dafür geschaffen. Mittlerweile wurden die Homeoffice-Arbeitsplätze weiter erhöht (vgl. DS 21-15205-01).

Zu 2: Für eine angemessene Arbeit aus dem Homeoffice brauchen Mitarbeiter*innen entsprechende Endgeräte mit Zubehör wie Tastaturen, Bildschirmen, Mäusen etc. Dabei soll geprüft werden, ob auch außerhalb von bestehenden Rahmenverträgen Hardware angeschafft werden kann. Für die reibungslose Arbeit mit Software werden teilweise Lizenzen benötigt. Die vor der Pandemie bestehende Limitation von 50 gleichzeitigen VPN-Zugängen wurde mittlerweile auf 650 erhöht. Witterungsbedingt wurde Anfang Februar 2021 jedoch mehrmals die Kapazitätsgrenze erreicht, sodass sich Personen nicht zum Arbeiten einloggen konnten. (vgl. DS 21-15402-01) Um dieses zukünftig auszuschließen wird die Kapazität, in Bezug auf die Leistungsfähigkeit und die Gesamtanzahl, weiter ausgebaut.

Zu 3: Vermehrte Arbeit im Homeoffice und der digitale Ausbau von Infrastruktur führen leider auch zu vermehrten Sicherheitsrisiken. Die Verwaltung registriert nach eigenen Aussagen täglich eine große Anzahl von IT-Angriffen. Im Jahr 2016 wurden sogar drei lokal begrenzte und zum Teil erfolgreiche Verschlüsselungsangriffe beobachtet (vgl. DS 20-14935-01). Damit dies die voranschreitende Digitalisierung nicht weiter gefährdet, müssen IT-Sicherheitsvorkehrungen parallel entwickelt werden und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig geschult und beraten werden.

Zu 4:  In der Smart City Strategie (vgl. DS 20-13864) wird zur Optimierung von Verwaltungsprozessen die Bereitstellung eines Dokumenten Management Systems als mögliches Beispiel erwähnt. Darüber hinausgehend ist ein Prozess-Management erforderlich, welches die entsprechenden Abläufe digitalisiert. Das städtische Archivmanagementsystem enaio, welches die digitale Aktenablage organisiert, wird sukzessive ausgebaut.

Zu 5: Im Rahmen der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) müssen Verwaltungsleistungen bis zum Ende des Jahres 2022 elektronisch für alle Bürgerinnen und Bürger zugänglich gemacht werden. Laut DS 20-14552-01 gibt es nach wie vor Verwaltungsleistungen die nicht digital angeboten werden können. Die Erstattung von Kosten bei der Schülerbeförderung kann z.B. aufgrund begrenzter Personalkapazitäten und eines fehlenden Programms bislang noch nicht digital angeboten werden. Auch Anträge für z.B. Projektförderungen und Kontinuitätsförderungen im Kulturbereich können bislang nicht vollständig digital eingereicht werden.

Zu 6: Gleichstellung sollte als Querschnittthema als durchgängiges Leitprinzip festgelegt werden und bei allen politischen und verwaltenden Maßnahmen gefördert werden. Rein männlich besetzte Gremien sind zu vermeiden. (vgl. https://www.dritter-gleichstellungsbericht.de/de/topic/73.gutachten.html).

Zu 7: Der Digitalisierungsbericht beschreibt den aktuellen Sachstand, aktuelle, geplante und zukünftige Maßnahmen. Er kann den „Smart City“ Bericht ersetzen bzw. ergänzende Aspekte daraus aufnehmen.