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Rat und Stadtbezirksräte

Vorlage - 19-10451  

Betreff: Verwaltungsmodernisierung und Haushaltsoptimierung -
1. Quartalsbericht
Status:öffentlichVorlage-Art:Mitteilung
Federführend:10 Fachbereich Zentrale Dienste   
Beratungsfolge:
Rat der Stadt Braunschweig zur Kenntnis
02.04.2019 
Sitzung des Rates der Stadt Braunschweig zur Kenntnis genommen   

Sachverhalt
Anlage/n
Anlagen:
Verwaltungsmodernisierung - Zeitplan für Versand
Haushaltoptimierung - Zeitplanung für Versand
Rundschreiben

Sachverhalt:


1. Ausgangslage

 

Über den Sachstand der Haushaltskonsolidierung und Verwaltungsmodernisierung hatte ich zuletzt mit Mitteilung vom 8. Februar 2019 (DS 19-10038) berichtet. In der Mitteilung wurde die Projektstruktur mit der Bildung der Projektgruppen „Verwaltungsmodernisierung“ und „Haushaltsoptimierung“ sowie einer Lenkungsgruppe zur Verzahnung beider Gruppen skiz-ziert. Außerdem wurde der Projektablauf beider Teilprojekte und die Kommunikation im Ge-samtprozess dargestellt. Ich hatte angekündigt, im Rahmen einer regelmäßigen Unter-richtung in den Ratssitzungen am 2. April, am 25. Juni und am 12. November 2019 jeweils einen Quartalsbericht zum Sachstand vorzulegen.

 

2. Bisherige Projektaktivitäten

 

Seit Januar 2019 fanden verschiedene Termine zur Information über das Gesamtprojekt für Politik (Gespräche mit den Fraktionsvorsitzenden am 5. Februar 2019 und am 2. April 2019), Beschäftigte (Personalversammlung in der VW-Halle am 25. Februar 2019) und Öffentlich-keit (Pressekonferenz am 8. Februar 2019) statt.

 

Außerdem haben die Projektgruppen „Verwaltungsmodernisierung“ und „Haushaltsoptimie-rung“ am 13. März 2019 und die Lenkungsgruppe am 20. März 2019 zum ersten Mal getagt. Diese Sitzungen waren als Einstieg in die Detailplanung angelegt, um insbesondere die Ter-minplanung zur Durchführung von Workshops in den Dezernaten, Festlegungen für Recher-chen, Analysen und Arbeitsweisen sowie die Anforderungen an die Beteiligung der Mitarbei-terschaft zu konkretisieren.

 

Für den Bereich „Verwaltungsmodernisierung“ fand ebenfalls am 26. März 2019 eine Infor-mationsveranstaltung für Dezernenten, Fachbereichs- und Referatsleitungen sowie Verwal-tungsleitungen statt, in der der weitere Ablauf skizziert und auf die Onlinebefragung zur Vor-bereitung der Dezernatsworkshops hingewiesen wurde.

 

3. Beteiligung und Information der Beschäftigten

 

Sämtliche Organisationseinheiten der Stadtverwaltung Braunschweig sind gehalten, für die beiden Projekte Vorschläge zu unterbreiten. In diesem Zusammenhang hatte ich dafür ge-worben, u.a. bei meiner Informationsveranstaltung für alle Beschäftigten in der Volkswagen-halle, dass hierbei insbesondere die Fachkompetenz und Erfahrung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genutzt werden sollte, da sie einerseits die Experten in ihrem Aufgabenbereich sind und anderseits hierdurch eine größtmögliche Akzeptanz im Prozess gewonnen werden kann. Vor diesem Hintergrund besteht natürlich die Möglichkeit für alle Beschäftigten, sich mit Ihren Belangen und Ideen an dem jeweiligen fachbereichsinternen Prozess zu beteiligen. Darüber hinaus wurden den Beschäftigten verschiedene weitere separate Beteiligungskanä-le eröffnet, um sich in die Prozesse direkt einzubringen:

 

  • In den Projekten „Verwaltungsmodernisierung“ und „Haushaltsoptimierung“ wurde je-weils ein elektronisches Funktionspostfach eingerichtet. An diese Postfächer können alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die von ihnen ausformulierten Ideen senden.
  • Die Personalvertretung hat ebenfalls ein elektronisches Postfach eingerichtet.
  • Die KGSt bietet an, Anregungen direkt an die Adresse der KGSt zu übermitteln.
  • Das Vorschlagswesen „Einfallsreich“ steht ebenfalls für Ideen und Vorschläge zur Verfügung.

 

Alle bis zum Termin des jeweiligen Workshops mit den Dezernaten eingehenden Vorschläge fließen als Grundlage in die dortige Arbeit ein. Die Kommunikationskanäle bleiben aber für die Dauer des Gesamtprozesses geöffnet.

 

Zur Information der Beschäftigten über den Gesamtprozess ist im Intranet eine Rubrik „Ver-waltungsmodernisierung - Haushaltsoptimierung“ eingerichtet, in der relevante Unterlagen und Informationen bereitgestellt werden. Weiterhin wird in den Ausgaben der Mitarbeiter-zeitung WIR und des Newsletters „Kompass“ regelmäßig berichtet.

In der wöchentlichen Dezernentensitzung ist der TOP Verwaltungsmodernisierung und Haushaltsoptimierung gesetzt, um über den jeweiligen Sachstand in den Projektgruppen zu berichten. Die dort erörterten Ergebnisse und Informationen werden über die zugeordneten Fachbereichs- und Referatsleitungen z.B. im Rahmen von Dienstbesprechungen an die Be-schäftigten kommuniziert.

 

Über die Möglichkeiten und Grenzen der Beteiligung sowie die Kommunikation im Gesamt-prozess habe ich die Beschäftigten mit Rundschreiben vom 29. März 2019 noch einmal aus-führlich informiert (Anlage 3).

 

4. Berichte aus den Projektgruppen

 

4.1 Projekt Verwaltungsmodernisierung

 

Die in der Projektgruppensitzung am 13. März 2019 erarbeitete Zeitplanung (Anlage 1) und das konzipierte weitere Vorgehen wurde in der Lenkungsgruppe am 20. März 2019 bestätigt. In der Informationsveranstaltung am 26. März 2019 wurde das weitere Vorgehen den Dezer-nentinnen und Dezernenten, den Fachbereichs- und Referatsleitungen sowie den Verwal-tungsabteilungsleitungen vorgestellt. Von der KGSt wurde eine Onlinebefragung entwickelt, mit der die Vorschläge der Organisationseinheiten ab sofort strukturiert in den Prozess ein-gebracht werden sollen. Diese Eingaben und alle Ideen zur Verwaltungsmodernisierung aus den weiteren Kanälen werden von der KGSt fortlaufend gesammelt, ausgewertet und Mitte Mai 2019 zu Themenclustern gebündelt. Diese bilden die Grundlage für die Arbeit in den Workshops mit den Dezernaten. Die Dezernatsworkshops sind zwischen Ende Mai und Mitte Juni 2019 vorgesehen.

 

Über die Sommerferien 2019 wird die KGSt die Ergebnisse der Dezernatsworkshops verar-beiten und den 1. Entwurf eines Handlungsplanes erstellen. Dieser Handlungsplan wird an-schließend mit der Verwaltung diskutiert, ergänzt und weiterentwickelt. Ziel ist, bis Herbst 2019 einen mit der KGSt abgestimmten Handlungsplan zur Verwaltungsmodernisierung, aus dem sich einzelne Maßnahmen und Projekte ergeben, zu erarbeiten. Inhaltlich sollen dabei, sowohl für einzelne Bereiche relevante, aber auch die für gesamte Verwaltung bedeutende Modernisierungsthemen (dezentrale und zentrale) herausgearbeitet und begründet werden.

 

Unabhängig hiervon wurde für den Themenbereich Personalentwicklung bereits eine geson-derte Unterprojektgruppe unter der Leitung von Herrn Stadtrat Ruppert eingerichtet. Diese Untergruppe wird insbesondere die Aspekte der Personalgewinnung und -erhaltung, der Gesunderhaltung der Beschäftigten und der Attraktivität der Stadt als Arbeitgeberin bearbei-ten. Um möglichst viele Facetten dieser Thematik aufnehmen zu können, ist auch die Exper-tise aus Sicht der Fachbereiche und Referate gefragt, sodass bei der Zusammensetzung der Unterprojektgruppe nicht nur die Personalvertretung und das Gleichstellungsreferat, sondern auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den Dezernaten eingebunden werden. Ziel der Arbeit der Untergruppe ist insbesondere, ein aktualisiertes Personalentwicklungskonzept zu erarbeiten.

 

Hinsichtlich des Bausteines „Dokumentenmanagementsystem“ ist die Einführung eines Do-kumentenmanagementsystems inzwischen beauftragt, in Kürze werden die „Kick-off“-Veran-staltungen für die Pilotbereiche in den Fachbereichen 10 und 20 erfolgen, so dass dort die Prozessaufnahmen und die Aktualisierungen der Aktenpläne starten können.

 

4.2 Projekt Haushaltsoptimierung

 

Wie bereits in der vorstehenden Mitteilung (DS 19-10038) zur Ratssitzung am 12. Februar 2019 dargestellt, ist Ziel der Haushaltsoptimierung auf der Grundlage der politischen Beschlüsse, bis zum Ende der kommenden Kommunalwahlperiode 2021 bis 2026 einen dauerhaft ausgeglichenen Haushalt zu erreichen.

 

Auf der Grundlage der hierzu in der Projektgruppensitzung am 13. März 2019 sowie in der Lenkungsgruppe am 20. März 2019 getroffenen Festlegungen zur Zeitplanung (s. Anlage 2) finden derzeit im Rahmen der gebildeten Projektgruppe „Analyse“, der Vertreter der FB 10 und 20 sowie der KGSt angehören, umfangreiche Analysen und Auswertungen zum städt-ischen Haushalt statt. Dieser Projektschritt soll nach der bestehenden Zeitplanung bis zum 30. April 2019 abgeschlossen sein. Weitere Einzelheiten hierzu ergeben sich aus der o. g. Mitteilung. Der aktuelle Sachstand stellt sich wie folgt dar:

 

  1. Interkommunale Vergleichssysteme GmbH (IKVS-Analyse)

 

Mittels einer Auswertung der Datenbank der Interkommunale Vergleichssysteme GmbH

erfolgt ein Vergleich der Haushaltsplandaten 2019 der Stadt mit 21 festgelegten kreis-freien Städten. Einbezogen in die Vergleichsgruppe werden alle kreisfreien Städte zwischen ca. 100.000 und 400.000 Einwohnern, deren Daten in IKVS vorliegen. Für die Ermittlung der sog. „Big Points“, die es zunächst vorrangig zu untersuchen gilt, wurden alle Themen definiert, die im ordentlichen Ergebnis eine negative Abweichung von 4,00 € je Einwohner (= 100.000 € für Braunschweig) haben. Um die Auswahl möglicher Ein-sparpotentiale zu erweitern, sollen parallel hierzu auch „Small-Points“ ermittelt werden. Hierfür wurden Themen definiert, die im ordentlichen Ergebnis eine negative Abwei-chung von 2,00 bis 4,00 € je Einwohner aufweisen.

 

  1. Haushaltsanalyse der 494 Produkte des städtischen Haushalts

 

In diesem Schritt werden die Produktbudgets 2019 im Einzelnen nach verschiedenen Kriterien (z. B. Höhe der Erträge bzw. der Aufwendungen, Ergebnis, Stellen etc.) unter-sucht, um zusammen mit der KGSt auffällige Produkte zu identifizieren und ggf. den „Big Points“ zuzuordnen.

 

  1. Nutzung der sog. „900-Liste“ der KGSt sowie Analyse des KGSt-Fundus

 

In weiteren Schritten soll ein Abgleich mit der KGSt-Sammlung von Haushaltskonsoli-dierungsmaßnahmen aus der kommunalen Praxis (sog. „900-er-Liste“) erfolgen. Hierbei werden die in der Liste enthaltenen Fragen den jeweiligen Organisationseinheiten sowie Produkten zugeordnet. In diese Analysephase bringt die KGSt zudem eigene Erkennt-nisse aus der Vergleichsringarbeit, Benchmarks, Beratungsaufträgen usw. ein.

 

 

5. Ausblick auf die Projektarbeit im 2. Quartal

 

Grundsätzlich wird in den Teilprojekten „Verwaltungsmodernisierung“ und „Haushaltsoptimie-rung“ parallel gearbeitet. Die Zeitplanung sieht jedoch vor, dass im Bereich der Verwaltungs-modernisierung die Grundlagenarbeit in den Fachbereichen bis Ende April 2019 erfolgen soll.

 

Die Analyseergebnisse im Teilprojekt Haushaltsoptimierung werden dann gemeinsam durch die Stadt und die KGSt bis zum 15. Mai 2019 zusammengefasst und in Form von klar defi-nierten Arbeitspaketen den dezentralen Organisationseinheiten zur Auswertung zugeleitet. Die dezentrale Auswertung sowie die Vorbereitung auf die Analysegespräche soll bis zum 28. Juni 2019 abgeschlossen sein. Einzelheiten hierzu werden im Rahmen des nächsten Quartalsberichts mitgeteilt.

 

Diese zeitlich versetzten Arbeitsphasen in den Dezernaten gewährleisten, dass die Arbeits-belastungen für die Beschäftigten in den Bereichen entzerrt wird.

 

Der 2. Quartalsbericht wird in der Ratssitzung am 25. Juni 2019 vorgelegt.


 

 


Anlage/n:


Anlage 1 – VMO Zeitplanung für den Versand

Anlage 2 – HHO Zeitplanung für den Versand
Anlage 3 -  Rundschreiben

 

Anlagen:  
  Nr. Name    
Anlage 1 1 Verwaltungsmodernisierung - Zeitplan für Versand (62 KB)    
Anlage 2 2 Haushaltoptimierung - Zeitplanung für Versand (21 KB)    
Anlage 3 3 Rundschreiben (929 KB)